På Höganäs kommun har de inget intranät – de har ett ”arbetsnät”. Det är vad de kallar sitt interna Sharepoint-nät, som servar anställda inom kommunen och dess bolag med information, nyheter, arbetsdokument och mycket annat.
– En ny funktion som lyfter fram kollegornas senaste blogginlägg har visat sig vara väldigt populär bland användarna, berättar Jenny Rasmussen, grafisk kommunikatör och ansvarig för intranätet på kommunen.
Tillsammans med tio redaktörer ute i organisationen, två tekniker på kommunens it-avdelning och konsulter från webbyrån Precio Fishbone fyller hon intranätet med innehåll, underhåller det och utvecklar det vidare. Inhämtning av olika användningsdata stöttar i prioriteringen.
– Vi mäter vilka nyheter som läses mest, kommenteras mest och gillas mest. De nyheter som går bra gör vi mer av.
– Nytt för 2018 är att vi har sett att film och personligt skrivna nyheter är populärt – vi vill ge besökarna det de önskar!
När lanserades nuvarande version av intranätet?
– Vi lanserade vårt intranät, eller vårt arbetsnät som vi i Höganäs kallar det, i juni 2015.
Vilka är de primära syftena med ert intranät?
– Det ska vara ett uppslagsverk och en intern informationskanal som möter alla kommunens anställda när de loggar in i kommunens nätverk. Vi har valt att ha vårt arbetsnät öppet och socialt, eftersom vi är säkra på att en god internkommunikation bidrar till en bra externkommunikation. Det innebär att alla medarbetare kan göra personliga inlägg, kommentera och tycka till.
– Arbetsnätet är den digitala arbetsplatsen och ska främja dialogen kollegor emellan, och samtidigt vara kulturstärkande för kommunens anställda.
Vem vänder sig sajten till?
– Vi har delat upp webbplatsens besökare i tre olika målgrupper: anställda, anställda som arbetar som ledarstörd samt kommunens ledare.
Vilka av intranätets funktioner är mest uppskattade?
– Statistik visar att funktionen projekt och arbetsgrupper används mycket ute i organisationen. Men vi underskattar inte dragningskraften hos informationssidorna om lön, pension och semester, samt nyhetsfunktionen som gör att man hänger med på vad som händer internt. De är viktiga anledningar till att man besöker intranätet.
Vilken är den främsta fördelen med er plattform Sharepoint?
– Dokumentfunktionen är skarp. Sen är den täta integrationen med bland annat kommunens klientprogram, personalsystemet AD och e-postfunktion ännu ett plus och ett effektivt sätt att jobba på – vi ändrar på ett ställe och det publiceras ut och hämtas in av arbetsnätet.
– Plattformen ger också kommunen möjlighet att utveckla mer än bara ett intranät, till exempel olika verksamhetssystem, i lösningen.
Hur arbetar ni för att utveckla relevant och kvalitativt innehåll?
– Vi mäter vilka nyheter som läses mest, kommenteras mest och gillas mest. De nyheter som går bra gör vi mer av. Reportage om olika verksamheter, när kollegor gör bra saker, hälsningar och tips från kollegor och allt i en ton som är lätt och kamratlig är lite av det vi tror gör det värt att besöka arbetsnätet, vid sidan av att söka information om sin anställning. Vi jobbar för att sudda ut förvaltningsgränser och för att skapa stolthet över sin anställning i Höganäs.
Hur arbetar ni för att skapa hög tillgänglighet och användarvänlighet?
– Nyanställda får en introduktion till arbetsnätet och en
lathund
som visar hur man kommer igång. Tillsammans med redaktörer på olika förvaltningar erbjuder vi oss att komma till arbetsplatsträffar och vi har tidigare haft öppet hus för dem som vill ha stöd och handledning kring hur arbetsnätet fungerar.
– Varje dag stöttar vi medarbetare i organisationen som har frågor eller vill använda arbetsnätet på ”sitt sätt”. Vi hjälper dem med lösningar till att jobba smart, effektivt och för att utnyttja plattformens alla funktioner.
– Nyanställda ledningspersoner i kommunen får en enskild introduktion till arbetsnätet.
Vid sidan av WSI, hur mäter ni målgruppens upplevelse?
– Vi använder oss av Google Analytics varje månad och kollar mycket sökstatistik direkt i Sharepoint.
Vilken var den viktigaste anledningen till att ni gjorde en WSI-undersökning under året som var?
– Våren 2017 kände vi att ”nu har arbetsnätet varit på plats ett tag och det är dags att veta vad de olika verksamheterna tycker”.
– En annan viktig anledning var att vi fick många olika synpunkter från många olika håll, och de var svåra att kartlägga. Vi ville veta exakt vem som tyckte vad för att kunna jobba effektivt med rätt insatser på rätt ställe.
Hur har WSI-undersökningen bidragit till ert arbete hittills?
– Undersökningen har mynnat ut i en handlingsplan där vi har dykt djupt ner i varje område undersökningen tog upp. Varje förvaltning har fått en egen del i handlingsplanen eftersom vi ser att olika insatser behövs på olika ställen. Ett exempel är att det inte är alla som vill ha eller behöver en genomgång av arbetsnätet, då ska vi jobba smart och effektivt och endast sätta in resurser där det behövs.
– Sen tycker jag att webbplatsens rykte i samband med resultatet har blivit ännu bättre. Jag som ansvarig känner att jag verkligen har svart på vitt vad alla tycker och att vi dessutom kan kartlägga koppla det till förvaltningar, anställningsform, kön och ålder är riktigt bra. För mig är det viktigt vad den stora massan långt ute i organisationen tycker och här har jag ett tydligt resultat som jag tillsammans med redaktörerna kan jobba vidare utifrån.
– Mycket i handlingsplanen har redan bockats av men vårt mål är att spetsa arbetsnätet utifrån resultatet för att om något år mäta igen.
Vilka egenskaper hos ert intranät tror du har störst betydelse för att ni är nominerade i Web Service Award i år?
– Vi har en väldigt hög siffra när det gäller den informativa biten. Så det tror jag är en av anledningarna. Sen tror jag också det att arbetsnätet är socialt, öppet, samarbetsfrämjande och att alla anställda får vara med och bidra är andra faktorer till vårt goda betyg från användarna.
Vilka utvecklingsplaner har ni för webbplatsen under 2018?
– 2018 gör vi arbetsnätet ett snäpp vassare så att vi får en ännu grymmare intern uppslagsbok och social plattform.
– I vår handlingsplan är ett par områden extra prioriterade, bland annat att utveckla sökverktyget. Vi ska även spetsa informationsflödet på sidorna, vi vill minska antalet långa sidor och göra informationen mer tydlig och lättillgänglig för besökarna.
Delar av arbetsgruppen för Höganäs kommuns intranät.
Bakre raden från vänster: Samuel Rydén, it-tekniker; Mattias Franzén, Höganäs Energi AB; Jenny Rasmussen, intranätsansvarig, kommunikationsavdelningen; Fredrik Zelmerlöv samhällbyggnadsdförvaltningen.
Främre raden från vänster: Helena Holm kultur- och fritidsförvaltningen; Charlotte Nilsson-Villoresi, it-avdelningen; Maria Ramberg, personalavdelningen; Caroline Pamp ekonomiavdelningen.
Ytterligare redaktörer finns men kunde inte delta vid fototillfället.