Alligo intranät: En viktig hub under sammanslagning och pandemi


Bolaget Alligo bildades för ungefär 18 månader sedan och är en sammanslagning av flera tidigare verksamheter. Genom sitt intranät har de skapat en gemensam hub för informationsspridning.
­– Vi behövde en gemensam yta för att kunna dela information om mål och riktning, men också om vad som händer i verksamheten, förklarar Lovisa Lagerström Lantz som är Kommunikationschef på Alligo. Intranätet är också vår gemensamma ingång till olika verktyg och funktioner.

Genom WSA har de kunnat utvärdera sina tidigare intranät, men nu även tagit hjälp för att utvärdera det nya.

Decentralisering av ansvar för innehållet

I Sverige består teamet av två kommunikatörer som arbetar med intranätet – och med all övrig intern kommunikation. I Norge och Finland har de två kollegor som har som delsyssla att arbeta med intranätet. Ambitionen är att starta upp ett redaktionsråd.
– Vi har en struktur för detta på plats men har inte kickat igång arbetet, säger Lovisa.

Hon berättar vidare att deras filosofi hela tiden har varit att decentralisera ansvaret för innehållet på intranätet.
– Det gör att vi har relativt många redaktörer som har ansvar för tex sidor i strukturen eller för nyhetspublicering inom ett eller flera nyhetsflöden.

Alligo arbetar med Consid som extern part och har regelbundna möten med bland annat Lisa Siljeblad som är SiteVision-specialist.

Hur har distansarbete och restriktioner påverkat ert arbete med er webbplats?

– Ungefär samtidigt som pandemin exploderade i Sverige slog vi ihop ett antal bolag till ett – det gör att vi skulle ha arbetat väldigt intensivt med internkommunikation och intranätet även utan pandemin, berättar Lovisa. Med pandemin har kanalen såklart blivit än viktigare! Att vi inte kunnat träffas har också gjort att vi arbetat ännu mer med video för att därigenom ge medarbetare på distans en bild av vilka olika personer i organisationen är. Hur ser de ut? Hur låter de på rösten? Vem är den där ”Richard”? Alla anställda inom Alligo fick över en natt minst 1500 nya kollegor. Flera av oss har fortfarande inte fysiskt träffat kollegor som vi arbetar med digitalt varje dag.

Alligos nya intranät lanserades den 1 oktober 2020 och de såg det redan från början som ”en första start”. De visste redan att de själva hade en massa funktioner, struktur och innehåll som de ville addera – men ville användarna det?
– Att undersöka hur besökarna på ett intranät ser på webbplatsen och dess funktion är A och O för att vi ska kunna prioritera rätt utveckling framöver. Vi har nu utvärderat såväl våra gamla intranät som det nya och jag skulle säga att vi har fått ett riktigt bra material att arbeta med. Resultatet visar vi såklart för våra chefer och resonerar med dem och kommande utveckling – deras inställning till intranätet är avgörande för hur verksamheten kommer att använda det.

Vad har ni mätt på er webbplats och med vilka olika verktyg?

– Vi har ganska många olika personalgrupper och en sak som har varit intressant för oss att titta på är hur dessa olika grupper använder intranätet – och vad de har för behov. Sitter du hela dagarna framför en dator har du vissa förutsättningar, arbetar du i butik eller på lager har du andra. Vi anade också att vi skulle se skillnader mellan länderna i hur man använder intranätet. Det ville vi titta närmare på.

Genom resultatet av undersökningen insåg Lovisa och hennes kollegor att sökmotorn var något de behövde arbeta med.

– … det behöver ju de flesta – men det är en av de första sakerna vi kommer ta tag i. En ny organisation innebär en ny struktur och medarbetarna vet inte var de förväntas hitta information. Då måste sökmotorn fungera.

-Utifrån enkäten har vi påbörjat ett arbete med att gaffla in akuta och mindre akuta åtgärder i en prioriteringsmatris. Det finns såklart en massa saker som vi har och kommer att sätta tänderna i för att förbättra intranätet utifrån medarbetarnas önskemål! Samtidigt kan vi konstatera att vi ligger över branschindex i alla mätningar och det är såå häftigt! Vi har mycket kvar att göra men vi är på rätt väg!

Medarbetarna är tydliga i vad de prioriterar, berättar Lovisa. De vill i första hand läsa nyheter, i andra hand läsa om personalförändringar, sedan läsa om produktnyheter och hitta kollegor.

– De tre första punkterna är vi rätt bra på. Vi behöver bli bättre på till exempel översättningar av produkt- och personalnyheter och vi behöver lugna ner flödet av nyheter som mellan varven är rätt intensivt.

När det kommer till att hitta kollegor och relevant information om dem är de lite utelämnade till data i deras system. Idag hämtas information om användarna från flera olika system. Men så fort de har ett gemensam AD på plats kommer de att kunna möta även det behovet.
– Idag behöver vi handjaga detta på ett inte helt tillfredställande sätt och datat som finns är inte alltid korrekt

Vilken av de olika trenderna på webben funktions/teknikmässigt har störst betydelse för er just nu?

– Jag vet inte om vi styrs så mycket av trender. Vi behöver först och främst få bakomliggande system på plats; arbeta i ett affärssystem, samla alla medarbetare i ett lönesystem, ha gemensam telefoni osv. När vi har detta på plats kommer det att möjliggöra ökad funktionalitet på vårt intranät!

Hur kommer ni att ta mätresultaten tillvara under det kommande året?

– Vi har redan börjat genom att identifiera de större åtgärderna och prioriterat bland dem. Förhoppningsvis kommer våra användare att märka skillnader redan om några veckor!

”Vi ligger över branschindex i alla mätningar och det är såå häftigt! Vi har mycket kvar att göra men vi är på rätt väg!” Lovisa Lagerström Lantz, Kommunikationschef, Alligo

Vinnarna av årets Web Service Award utses den 26 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]

Läs intervjuer med övriga nominerade här >>