Här nedan kommer en AI-sammanfattning av fredagsfikat om intranät den 9 maj.
Under fikat diskuterade vikten av att sätta mätbara mål för intranätprojekt, nyckelfaktorerna för framgångsrika intranät och utmaningarna med att hantera flera informationskanaler. De utforskade också olika aspekter av sina intranätsystem, inklusive nyhetsdistribution, nyhetsflödeshantering och nyheternas roll på intranät och webbplatser. Slutligen delade gruppen engagemangsstrategier som används i intern kommunikation och diskuterade idéer för att engagera anställda på fredagar och helgdagar.
Intranätmål och användarforskning
Pierre Du Rietz, Web Service Awar diskuterar vikten av att sätta mätbara mål för intranätprojekt och noterar att 42% av organisationerna rapporterade att de hade sådana mål förra året. Han betonar behovet av användarforskning och benchmarking för att förbättra intranät. Pierre beskriver tre nyckelfaktorer för framgångsrika intranät: hemsidan, strukturen och sökfunktionen. Han lyfter också fram vikten av kvalitetssäkrat innehåll och att upprätthålla uppdaterade medarbetarprofiler, samtidigt som han noterar att många organisationer kämpar med dessa aspekter.
Användargenererat innehåll i intranät Diskussion
Gruppen diskuterar användargenererat innehåll och kommenterar funktioner på deras intranät. Petra förklarar att de har utvecklat en självmodererad kommentarfunktion för nyhetsartiklar, som kan användas för att dela information och feedback. Sofia nämner att hennes organisation använder ett frikopplat kommentarsystem för nyheter, medan Annas företag har ett centraliserat tillvägagångssätt för nyhetsskapande med kommentarsektioner tillgängliga. Diskussionen berör också utmaningarna med att hantera olika kommunikationskanaler och potentialen hos nya funktioner som Viva Engage i Microsoft 365 för att förbättra användarengagemanget.
Intranätsystemstruktur och funktionalitet
Gruppen diskuterar strukturen och funktionaliteten i deras intranätsystem. Ingela förklarar att de har nyhetskanaler för olika kontor, grupprum för samarbete och aktivitetsflöden på hemsidan. Pierre och Ingela diskuterar utmaningarna med att hantera flera informationskanaler och effektiviteten hos användargenererat innehåll. Jeanette föreslår idén om anpassningsbara instrumentbrädor för anställda, så att de kan prioritera sina mest använda genvägar och information. Gruppen är överens om vikten av god design som balanserar estetik med användbarhet.
Förbättringar av intranätsystemet och personalisering
Gruppen diskuterar olika aspekter av deras intranätsystem. Cajsa delar information om olika nyhetsflöden och kommunikationskanaler i sin kommun, inklusive ”Digit tips” för att dela digitala lösningar och ”Dela din vardag” för anställdas uppdateringar. Anders nämner att utforska sätt att anpassa sin intranät hemsida, vilket tyder på möjligheten att erbjuda användarna ett val mellan tre fördesignade mallar. Pierre uttrycker skepsis om att ändra intranätstrukturen och betonar vikten av att upprätthålla en konsekvent layout för alla användare.
Koncerns strategi för distribution av intranätnyheter
Per beskriver sin koncerns inställning till nyhetsdistribution på deras intranät. De använder dynamiska säkerhetsgrupper för att tillhandahålla lokaliserat nyhetsinnehåll baserat på anställdas platser, tillsammans med globala nyheter och fästa ledningsnyheter. Detta system möjliggör geografisk personalisering utan individuell anpassning. Jeanette väcker en fråga om att gömma läs nyhetsartiklar, vilket utlöser en diskussion om nyhetsflödeshantering och användarupplevelse. Anna nämner att hennes organisation inte har en sådan funktion på sitt SharePoint-baserade intranät.
Intranet News Management Approaches
Gruppen diskuterar olika metoder för att hantera och visa nyheter på intranät. Anna nämner standardfunktionaliteten för märkning av lästa och olästa föremål, vilket är användbart för mobila användare. Cecilia delar att sin myndighet hade ett komplext nyhetsflödessystem men förenklat det, vilket nu gör det möjligt för användare att manuellt markera objekt som läst. Per förklarar att han kan använda AI-verktyg som Copilot för att sammanfatta missade nyheter efter att ha varit borta. Gruppen undersöker också idén om att automatiskt generera veckovisa nyhetssammanfattningar med hjälp av AI och diskuterar vikten av att balansera informationsvisning med användarbehov och tillgänglighetskrav.
Nyhetsinnehållsvärde på intranät
Gruppen diskuterar vilken roll nyheterna spelar på intranät och webbplatser. De debatterar vikten av nyhetsinnehåll, med vissa som hävdar att det skapar onödig stress och att fast innehåll är mer värdefullt. Anders föreslår att mycket av de nyheter som produceras ignoreras av användare, som är mer intresserade av praktisk information som påverkar deras dagliga liv. Petra noterar att organisationer ofta spenderar en oproportionerlig mängd tid på att generera nyhetsinnehåll jämfört med dess användning. Diskussionen berör också det potentiella värdet av nyheter för att skapa engagemang och främja samhället genom kommentarer och belysa personalförändringar.
Anställd-fokuserat innehåll ökar engagemanget
Gruppen diskuterar olika engagemangsstrategier som används i intern kommunikation. Ingela och Anders delar sina erfarenheter med ”Skicka vidare” artiklar, där anställda skriver om sitt dagliga arbete och vidarebefordrar det till andra. Cajsa nämner ett liknande tillvägagångssätt för att introducera medlemmar i ledningsgruppen. Petra beskriver sitt ”Friday Interview”-initiativ, som har blivit ett av de mest lästa föremålen på deras intranät. Deltagarna är överens om att dessa personliga, medarbetarfokuserade innehållsbitar är mycket uppskattade och genererar betydande engagemang bland personalen.
Engagemangsidéer för anställda
Pierre och gruppen diskuterar olika idéer för att engagera medarbetare på fredagar och helgdagar. Ingela delar att hennes företag driver en artikel där anställda kan rekommendera aktiviteter och utflykter nära sina kontor för sommarlovet. Gruppen diskuterar också andra engagemangsidéer som Alla hjärtans dag kärleksbombning och April Fool skämt.
Pierre meddelar att nästa möte kommer att vara den 13 juni på grund av helgdagar, och sessionen avslutas med att deltagarna utbyter tack och helgönskningar.
Nästa fredagsfika 13 juni
Vill du vara med på nästa digitala Fredagsfika den 13 juni? Klart du ska! Anmälan sker via vår webbplats: 13 juni – Fredagsfika intranät – Web Service Award