Här nedan kommer en AI-sammanfattning av oktobers fredagsfika om intranät.
Intranätdesign och användarupplevelse
Mötet började med att Pierre Du Rietz, Web Service Award, tog upp vikten av intranät är en effektivkanal när det gäller att stödja det dagliga arbetet. Pierre tog även upp utmaningarna med digital åtkomst och behovet av mätbara mål för att motivera resursallokering. De framhävde betydelsen av användartillfredsställelse, sökbarhet och hemsidans roll i intranätdesign. På fikat togs även upp vikten av nollbasmätningar och uppföljning efter ändringar av intranät. Deltagarna uppmuntrades att reflektera över deras intranäts design och funktionalitet, och betonade behovet av kontinuerlig förbättring och användning av undersökningar för att samla in användarfeedback.
Diskussion om portaltillgänglighet
Gruppen diskuterade strukturen och tillgängligheten för chefsportaler inom deras intranät. Anna och Pierre debatterade fördelarna med separata kontra integrerade chefsportaler, med Anna förespråkar för en separat, visuellt distinkt avsnitt som innehåller ytterligare innehåll för chefer samtidigt som viss delad åtkomst för anställda bibehålls. Diskussionen berörde frågor om sökfunktioner och behovet av att differentiera innehåll genom tydlig märkning och åtkomstkontroller. Gruppen kom överens om att överväga användartestning och eventuellt implementera en låst managerportal med begränsad åtkomst.
En enhetlig integration av intranätsystem
Teamet diskuterade att integrera chefs- och personalinformation i ett enhetligt intranätsystem, med Petra som betonar vikten av att ha en enda sida som tjänar båda målgrupperna. Pierre och Anna utforskade möjligheten att utöka sidor baserat på användarroller, medan Charlotte föreslog att integrera kanaler utan att rikta dem mot specifika individer. Gruppen gick med på att testa det nya systemet i en testmiljö för att snabbt identifiera eventuella problem och förbättra användbarheten för chefer.
Managerkommunikationskanallösning
Pierre och Petra diskuterade behovet av en fokuserad kommunikationskanal för chefer och betonade vikten av förinformation för att hjälpa dem att förbereda sig. Sofia delade en lösning från Transportverket, där ett särskilt avsnitt på intranätet ger viktig information för chefer, medan enskilda sidor riktar sig mot specifika ämnen. Pierre lyfte fram trenden att chefer känner sig överväldigade och vikten av att hitta en konsekvent princip för informationshantering för att undvika komplexitet och säkerställa enkla uppdateringar.
Förbättra webb- och intranätverktyg
Anna diskuterade webbanalysverktyg som är kompatibla med Sharepoint online, och uttryckte ett behov av mer avancerade funktioner än de grundläggande verktyg som för närvarande finns tillgängliga. Pierre och Petra lyfte fram vikten av trafikanalys och nämnde potentiella problem med Matomo-verktygets prestanda. Anders tog upp frågor om att sätta upp sitt intranät för det kommande året, med tanke på olika funktioner som nyheter, e-post och chattfunktioner. Gruppen diskuterade behovet av verktyg som följer GDPR-reglerna och vikten av användarengagemang på intranätsidor.
Förbättra anställdas intranätengagemang
Gruppen diskuterade strategier för att göra intranätet mer engagerande och användbart för medarbetarna, med fokus på funktionalitet och relevans. De utforskade idéer som rollkontrollerade nyheter, fasta sidor och segmentering av olika målgrupper, med Sofia och Andreas som betonar vikten av att tillhandahålla tydlig, relevant information som gynnar anställda i deras dagliga arbete. Mikael delade ett exempel på hur flytta dokument från intranätet till ett annat system ledde till en betydande minskning av nyhetsläsningen, vilket belyser behovet av att behålla viktig information på intranätet för att upprätthålla engagemanget.
Datahantering och användning av intranät
Mötet fokuserade på utmaningar och förbättringar relaterade till intranätanvändning och organisationsinformationssystem. Deltagarna diskuterade vikten av att uppdatera personalprofiler och säkerställa korrekt organisationsdata, med Pierre som betonar behovet av chefer att leda med gott exempel. Sofia presenterade en lösning för att visa organisationsstruktur och personalinformation, medan Andreas lyfte fram behovet av relevant innehåll för att locka användare. Gruppen enades om att fortsätta diskussionerna om att förbättra datanoggrannheten och användarengagemanget vid framtida möten.
Nästa fredagsfika om intranät – 7 november
Vill du vara med? Klart du ska! Anmälan sker via vår webbplats: webserviceaward.com/fredagsfika