Med pensionsutredare som primära målgrupp är intranätet främst ett medel för att ge användarna stöd och information i det dagliga arbetet, det effektiviserar också verksamheten. SPV är beroende av ett fungerande intranät för att hålla alla anställda informerade om vad som händer i organisationen.
– Vi vill öka dialogen och delaktigheten, förklarar Camilla Gårdlund som är kommunikatör på kommunikationsstaben hos SPV.
Den mest uppskattade och använda funktionen på deras intranät är möjligheten att kunna anpassa sin startsida efter sina egna behov. Det innebär egna genvägar, verktyg, nyhetskanaler och RSS-flöden.
– Andra uppskattade funktioner är att våra medarbetare kan kommentera nyheter, skriva egna anteckningar till avtal och handböcker samt att de kan se vad som är på gång i vår kalender, berättar Camilla vidare.
För att se till att användarna får ut så mycket som möjligt av innehåll och funktion gör SPV löpande utvärderingar genom WSA. På intranätet finns dessutom möjligheten att ”skicka synpunkt” från samtliga sidor.
– Vi har också kontinuerliga möten med både redaktörer och chefer där vi stämmer av olika informationsfrågor, säger Patricia Knutsson, chefredaktör för intranätet.
Hur ser ni till att hålla kvaliteten uppe på innehållet?
– Funktionen Skicka synpunkt bidrar mycket eftersom alla medarbetare kan och har ett ansvar att säga till om innehållet på en sida behöver uppdateras, svarar Camilla. Löpande avstämning med redaktörer och chefer bidrar också till att innehållet hålls uppdaterat. Ett led i att hålla hög kvalitet är de många redaktörer vi använder oss av. Vår princip är att den som äger informationen också ska vara den som uppdaterar informationen. På så sätt slipper vi mellanhänder och får en effektivare hantering.
– Vi är ungefär sextio personer som jobbar aktivt med innehållet på intranätet och ett övergripande ansvar vilar på mig som chefredaktör, säger Patricia.
Det tekniska underhållet sköts internt på SPV och de arbetar även med en extern driftleverantör – Atea.
– Efter noggrann utredning föll valet på plattformen EPiServer 5. Främst på grund av användarvänligheten för både redaktörer och utvecklare, säger Camilla Gårdlund.
Efter ett omfattande arbete lanserades SPV:s intranät i september 2010.
– Vi fick genast många positiva kommentarer från medarbetarna, säger Camilla. När vi sedan utvärderade intranätet sa resultatet samma sak. Våra värden har ökat med i genomsnitt 30 procent och i flera fall har de mer än fördubblats. Den information som nu finns på intranätet är verksamhetskritisk och ger stor nytta för både våra medarbetare och våra kunder eftersom kvaliteten på handläggningen ökar.
Allt detta och att intranätet har en tilltalande design bidrar också till nomineringen tror Camilla. Att intranätet har många nyttiga och smarta funktioner som medarbetarna uppskattar bidrar också.
– Att vi nu har blivit nominerade ser vi som ett kvitto på det arbete som vi har lagt ner.
Vad tänker ni förbättra under 2011?
– Vi fortsätter att arbeta med pensionsinformationen för att den ska bli ännu bättre. Ett annat område som vi kommer att arbeta mer med är att öka kännedomen om vår verksamhet genom att vi satsar på ledningsinformationen. Vi jobbar vidare med att öka delaktigheten och dialogen i organisationen. Vidare kommer vi att fortsätta utveckla olika funktioner. Några exempel är möjligheten att bevaka ändringar på olika sidor, möjligheten att integrera vår telefonbok med intranätet samt förbättringar i kalendern och sökfunktionen.
SPV blev nominerad i kategorin Intranät – WSA 2010.