Nu är vi på gång igen med våra fredagsfikan om intranät. Härligt!
Här nedan kommer en AI-sammanfattning av septembers fredagsfika om intranät
Sammanfattning
Intranätmål och integrationsstrategier
Pierre Du Rietz, grundaren av Web Service Award, diskuterade vikten av att sätta upp tydliga mål för intranätprojekt och betonade behovet av effektiva navigerings- och sökfunktioner. Han betonade vikten av att mäta framgång och undvika dold navigering. Anna berättade att hennes team arbetar på en ny webbplattform för chefer som lanseras i november, som kommer att integreras med det befintliga intranätet. Cajsa tog upp en fråga om att integrera AI eller chatbots för att ansluta information från olika system, och Pierre föreslog att utforska lösningar som Meatable, som har implementerats i vissa intranät. Camilla nämnde att hennes team precis har börjat arbeta med ett liknande projekt.
Innehållshantering och sökintegration
Teamet diskuterade innehållshantering och sökfunktioner på olika plattformar, med fokus på att rensa upp föråldrad information och säkerställa datanoggrannhet. Cajsa och Sara delade erfarenheter om att hantera flera innehållskällor, inklusive användningen av externa databaser och samarbetsutrymmen, medan Pierre betonade vikten av att upprätthålla korrekt och aktuell information för att undvika att sökresultat visar föråldrat innehåll. Diskussionen berörde också utmaningarna med att integrera olika datakällor och de potentiella fördelarna med att använda AI för att konsolidera information från flera plattformar till ett enda gränssnitt.
AI-implementering och sökutmaningar
Gruppen diskuterade implementeringen och utmaningarna för AI-assistenter och sökfunktioner inom deras organisation. Lina uttryckte oro över skapandet av decentraliserade AI-assistenter, med hänvisning till ett svenskt exempel där en assistent utbildades i intern information, och ifrågasatte hur anställda skulle hitta rätt informationskällor. David delade sin erfarenhet med en HR-tränare AI, noterade att det krävde betydande arbete för att uppdatera och underhålla, och uttryckte skepsis om effektiviteten av sådana verktyg. Pierre betonade vikten av att ha en centraliserad och uppdaterad chattlösning för att undvika föråldrad information och föreslog att AI skulle kunna förbättra sökfunktionerna samtidigt som integriteten hos sökresultaten bibehålls.
Hanteringssystem och integration av
Gruppen diskuterade skillnaderna mellan ledningssystem och intranätinnehåll, särskilt med fokus på hur olika branscher hanterar rutiner och policyer. Jonatan uttryckte nyfikenhet på hur olika organisationer hanterar sina system och noterade att medan vissa filialer framgångsrikt har integrerat Google-verktyg för personlig hjälp, kämpar andra med omfattande rutiner och ofullständig internetanslutning. Anna förklarade att deras organisation håller policydokument åtskilda från intranätet men länkar till dem från ledningssystemet, medan Lena från Sundsvall beskrev deras samarbete med Pants där de använder ett ledningssystem integrerat med deras intranät byggt på Sitevision, även om de nyligen uppdaterade till en ny version med ett annat färgschema för att förbättra tydligheten.
Dokumentarkivering och åtkomsthantering
Teamet diskuterade utmaningarna med att hantera föråldrade dokument på sina intranät- och internetsidor, med Pierre som betonar att gamla dokument inte bör förbli tillgängliga eftersom de utgör en risk att hittas av besökare. Daniel och Sara delade sina erfarenheter med dokumentrengöringssystem, inklusive en månatlig process som tar bort gamla PDF-filer och dokument som inte är kopplade till intranätet, medan Sara beskrev ett specifikt rapporterings- och anmälningssystem för hantering av oavsiktliga borttagningar. Gruppen enades om att även om Internet inte bör fungera som ett arkiv, måste man noga överväga hur dokument tas bort för att undvika att störa användare som kan ha sparat länkar till dem.
Diskussion om navigeringsstrategi
Teamet diskuterade utmaningar i navigeringsstrukturen, särskilt när det gäller dold navigering och behovet av att implementera ett mer synligt vänsternavigeringssystem. De utforskade olika sätt att organisera sidor, med Sofia och Ingela förklarar att de använder en kombination av alfabetisk ordning (A-Z) för innehållstunga sektioner och logisk gruppering baserad på de mest använda sidorna på andra håll. Pierre delade insikter om sökfunktioner och noterade att medan sökningen används av ungefär en tredjedel av besökarna, förblir navigering avgörande för att hjälpa användare att hitta information, särskilt när de kanske inte vet exakt vad de letar efter. Teamet kom överens om att överväga att genomföra en hybridmetod som kombinerar rekommenderade sidor med full navigeringsåtkomst, även om de erkände utmaningen att balansera antalet sidor per nivå för att undvika överväldigande användare.
Intranätstruktur och navigeringsoptimering
Teamet diskuterade strukturen och organisationen av deras intranät, med fokus på antalet undersidor och nivåer. Pierre betonade vikten av att testa och bygga strukturen för att se hur den ser ut i praktiken, medan Jeanette uttryckte oro över att ha för många undersidor. Sofia lyfte fram utmaningen att orientera användare med många sidor och val, och föreslog att gruppera innehåll för att minska antalet ingångar. Teamet diskuterade också sökfunktion, med Sara notera att vissa användare ofta söker efter verktyg, vilket kan tyda på ett behov av bättre organisation eller navigering.
Intranätnavigering och användarupplevelse
Mötet fokuserade på intranätnavigering och användarupplevelse, där deltagarna diskuterade placering och synlighet av verktyg, länkar och jobbannonser. Gruppen diskuterade också vikten av att analysera statistik för att förstå användarbeteende och prioritera innehåll i enlighet därmed, med Daniel nämna deras användning av statistiska verktyg för att identifiera populära sidor och innehåll.
Nästa fredagsfika om intranät – 3 oktober
Vill du vara med? Klart du ska! Anmälan sker via vår webbplats: webserviceaward.com/fredagsfika