Här nedan kommer en AI-sammanfattning av oktobers fredagsfika om intranät.
Mötet fokuserade på intranäthantering och styrdokument, med diskussioner om mätbara mål, navigering och innehållskvalitet. Deltagarna delade erfarenheter och lösningar för att organisera och få tillgång till kontrolldokument, inklusive användning av AI-verktyg och mobilvänliga tillvägagångssätt. Gruppen undersökte också sökanalys och visualiseringsverktyg för att förbättra intranätprestanda och användarupplevelse
Intranätmål och genomförandenivåer
Mötet började med att Pierre Du Rietz, Web Service Award, gjorde en kort trendspaning. Pierre tog bland annat upp vikten av mätbara mål för intranät och webbplatser. Han betonade att endast 342 procent av intranäten har mätbara mål och målet är att nå 50 procent. Pierre nämnde också trenden med att ett av fem planerade intranätprojekt inte slutförs och behovet av tydliga navigerings- och sökfunktioner på intranät. Samtalet avslutades med en diskussion om vikten av kvalitetssäkrat innehåll och synliga länkar för effektiv intranätanvändning
Namnkonventioner om dokumenthantering
Gruppen diskuterade strukturering och namngivning av konventioner för dokumenthanteringssidor, där en deltagare sökte information om hur man organiserar sidor relaterade till styr- och kontrolldokument. En annan deltagare delade att hennes kommun använder en handbok med avsnitt om allmänna dokument och arkivering, och nämnde att de arbetar med riktlinjer för att skriva kontrolldokument. Diskussionen avslutades med att en deltagare nämnde att de är på väg att lansera ett nytt ämnesområde för fallförberedelse.
Intranät Tillgång till styrande handlingar
Gruppen diskuterade hur olika organisationer hanterar styrande dokument och deras närvaro på intranät. Flera deltagare, förklarade att deras organisationer håller styrande dokument externa men länkar till dem från intranätet, medan en annan deltagare beskrev deras övergång att flytta fler kontrolldokument till intranätet som en del av ett bredare förändringsinitiativ. En annan deltagare tog upp en fråga om att hantera gränsen mellan ledningssystem och intranät, särskilt för detaljhandelsanställda som inte arbetar ofta på datorer. Diskussionen avslutades med att en deltagare delade med sig av sina erfarenheter av att förenkla komplexa policydokument genom att skapa tydliga instruktioner på intranätet.
Utmaningar för dokumenthanteringssystem
Gruppen diskuterade utmaningar med att hantera och få tillgång till kontrolldokument, särskilt svårigheten att förstå och tolka dem på grund av komplexa språk och föråldrade system. De utforskade lösningar, inklusive AI-verktyg för att sammanfatta dokument, automatiska uppdateringar och användningen av chattfunktioner för snabb informationshämtning. Olika deltagare delade sina erfarenheter med dokumenthanteringssystem, integration med intranät och vikten av att tilldela ansvariga parter för att upprätthålla aktuellt innehåll. Diskussionen belyste behovet av bättre integration av dokument mellan systemen och AI:s potential att förbättra dokumentens tillgänglighet och förståelse.
AI-Driven Document Access Solutions
Gruppen diskuterade olika lösningar för att få tillgång till och förstå styrdokument, en deltagare presentera en test AI-driven lösning som kopplar Google Drive och Satichen för att ge svar på frågor om dokument utan att kräva direkt tillgång till dem. En deltagare berättade att hennes organisation använder en Q&A-metod för mobil tillgång till information, särskilt användbar för fältpersonal som behöver snabba svar på specifika frågor. Diskussionen framhävde vikten av att göra information tillgänglig och begriplig, med olika lösningar som lämpar sig för olika användargrupper och scenarier.
Matomo Search Analytics
Micke presenterade en lösning för att analysera sökdata med hjälp av Matomo, och lyfte fram utmaningar som spårning av filtrerade sökningar och sökjusteringar. Han demonstrerade hur man visualiserar sökprestandamätningar, såsom sökhitlistor, sökordsjusteringar och övergivna sökningar. Teamet diskuterade potentiella förbättringar av lösningen, inklusive att reflektera sökdata tillbaka till redaktörer för SEO-optimering. Deltagarna delade också erfarenheter med andra analysverktyg och organisationsstrukturer, med vissa som uttryckte intresse för att implementera liknande lösningar för sina intranät.
Nästa fredagsfika om intranät – 5 december
Vill du vara med? Klart du ska! Anmälan sker via vår webbplats: webserviceaward.com/fredagsfika