Med medarbetare spridda mellan kontor och fastigheter behöver Rikshems intranät vara mer än en informationsyta. Intranätet har blivit en framgångsrik kombination av kommunikation, socialt flöde och samhörighet.
Intranätet samlar alla anställda på Rikshem AB. Här finns både kontorsbaserade medarbetare och kollegor som tillbringar dagarna ute i deras fastigheter.
– Därför har vi olika förutsättning för att ta till oss informationen på intranätet, säger Lillemor Odgren, kommunikationsstrateg på Rikshem AB. Vi använder oss av en app för intranätet för att kunna vara tillgängliga för alla där kan man få notifieringar om något viktigt publiceras eller skrivs i grupper som man ingår i. Det går även att nå hela intranätet via appen på ett enkelt sätt.
Arbetar tillsammans som Ett Rikshem
Via intranätet håller sig medarbetarna uppdaterade om vad som händer i organisationen, hur de ligger till gällande deras övergripande verksamhetsmål som tex kundnöjdhet och länkar till deras system.
– Här finns även alla beskrivningar och instruktioner om hur vi ska arbeta tillsammans som Ett Rikshem, säger Lillemor. Dessutom har alla möjlighet att dela med sig av vad som händer ute på våra olika avdelningar och orter i vårt sociala flöde, något som bygger engagemang och samhörighet.
På Rikshem finns ett redaktionsråd som följer upp och tar beslut om utvecklingen av deras intranät.
– Det består av mig, kommunikationschefen, förvaltningsledare IT, representant från HR samt VD-assistent. Utöver redaktionsrådet är ansvaret för olika delar av intranätet fördelat på fler olika innehållsansvariga tex HR för området Min anställning och processgruppen för sidorna som beskriver våra arbetssätt och rutiner. Vi har även löpande avstämningar, både taktiska och strategiska, med vår webbpartner Soleil för att utvecklas och få inspiration. Kommunikationsavdelningen har det övergripande ansvaret för intranätet.
Hur har AI påverkat er?
– Vi har tittat en hel del på hur vi kan ta hjälp av AI på intranätet för att framför allt förbättra sökfunktionen, säger Lillemor. Att hitta relevant innehåll snabbt förbättrar och förenklar vardagen för oss alla. Vi har tillsammans med vår leverantör testat att utveckla en Copilot-funktion för sök men kom fram till att den inte riktigt uppfyllde de krav vi hade. Nu tittar vi vidare på den inbyggda AI-söken i Sitevision och kommer att testa den. Vi använder även AI-assistenten som finns i systemet och förutom det andra AI-tjänster som stöd vid text- och bildproduktion.
Under 2025 har Rikshem arbetat om startsidan på intranätet för att få mer fokus på de gemensamma målen och för att möjliggöra för användarna att själva anpassa sina länkar på startsidan.
– Vi vill att det ska vara enkelt att följa hur det går för oss och hur våra olika målområden utvecklas.
Finns det något ni är extra stolta över som ni genomfört eller gjort under året?
– Vi är stolta för det engagemang vi har från alla olika delar av företaget och att de delar med sig regelbundet i vårt sociala flöde. Vi hade en avdelning som inte riktigt deltog tidigare men som nu kommit igång och delar med sig med bra saker.
Men det har alltid funnits en utmaning i att nå ut till personalen som arbetar ute i fastigheterna, där har Lillemor och kollegorna lagt ner extra tid för att fråga vad som fungerar för dem, hur de ser på internkommunikation och olika kanaler.
– Vi har inte gjort några större förändringar ännu, men har lärt oss mycket och kommer att arbeta vidare med det.
Hur arbetar ni med undersökningar av ert intranät?
– Vi har satt upp mål för intranätet som vi följer löpande, dels genom webbstatistik och data kring sökningar som görs på intranätet, dels via vissa frågor i medarbetarundersökningen som kan kopplas till kommunikation och intranätet. Jag har också genomfört en hel del intervjuer internt för att fånga upp hur våra medarbetare tar till sig information, vilka kanaler som faktiskt används och vad vi kan förbättra – och där är intranätet en viktig del.
Lillemor tycker att det ska bli jättespännande att få se alla resultat och inte minst kommentarer på saker som de kan förbättra och behöver arbeta mer med.
– Vi kommer att gå igenom resultatet både inom kommunikationsavdelningen och på redaktionsrådet för att se hur vi ska planera framåt. Får vi kommentarer på något specifikt område så involverar vi de berörda redaktörerna för att lägga upp en plan om hur vi ska fortsätta utveckla just de delarna.
Hur mycket påverkas ert förändrings- och förbättringsarbete med resultatet av undersökningar?
– Undersökningar ger oss värdefull information om hur intranätet fungerar och vilken nytta våra medarbetare tycker att det ger. Att enbart titta på besöksstatistik räcker inte, den kan i många fall tolkas på olika sätt. Intervjuer ger också mycket bra information men är otroligt tidskrävande. Att dessutom kunna jämföra sig med andra företag, både inom och utanför den egna branschen, ger mycket.
Det är tre år sedan Rikshem mätte sitt intranät sist. Lillemor berättar att de nu ville få en uppdaterad bild av hur intranätet uppfattas och används av medarbetarna. Mycket har hänt under de här åren och de har fått många nya kollegor så det var dags att på nytt mäta vad som fungerar och vad de behöver fokusera på framåt.
– Jag har inte hunnit få resultatet ännu men har fått siffran på slutraden och den var väldigt hög. Kul att intranätet fortfarande levererar nytta för våra medarbetare. 2026 kommer vi att fortsätta med arbetet för att nå ut till alla våra medarbetare på bästa sätt.
Vi gratulerar Rikshem till nomineringen i kategorin Intranät.
Utdelningarna av de åtråvärda WSA-utmärkelserna för bästa webbplatser och intranät Sker på WSA-galan på slutet av WSA-dagen den 28 januari. Se de nominerade till WSA-utmärkelserna här >>
WSA-dagen är ett kostnadsfritt digitalt event men begränsat antal platser.
Vinnarna av årets Web Service Award utses den 28 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]