Skandiamäklarna är en franchiseorganisation med 400 medarbetare utspridda på 75 kontor runtom i landet. Att alla ska få veta samma saker samtidigt är en utmaning och att samla organisationens information på ett ställe – intranätet – är en nödvändighet.
– Dessutom är intranätet en viktig knutpunkt för att skapa den berömda Skandiamäklar-andan, förklarar Karin Friberg, chef för Ekonomi och administration.
Den andan beskrivs av Karin som den som får alla inom organisationen att känna delaktighet, oavsett var man är verksam. Intranätet har en stor primär målgrupp. Den vänder sig i första hand till alla medarbetarna på huvudkontoret, franchisetagarna ute i landet, mäklare, mäklarassistenter, övrig personal och Danske Bocenter.
– Vi har ingen sekundär målgrupp – alla är lika prioriterade inom Skandiamäklar-familjen, säger Karin.
En av de mest uppskattade och använda funktionerna är ”senast inloggade” där användaren kan se en ruta med en bild på de som senast varit inloggade.
– …och klickar man på bilden så hamnar man på en personlig presentationssida – speciellt intressant inför kickoffer, när medarbetare vill läsa på om varandra…
Hur mäter ni om målgruppen är nöjda med innehåll och funktion?
– Vi har under ett antal år använt oss av webserviceaward-undersökningen där framförallt fritextsvaren har gett oss många tips. Vi går alltid igenom alla fritextsvar och ser om det är något vi kan fixa till på direkten – ofta handlar det inte om komplicerat utvecklingsarbete utan mer om bättre synliggörande av olika delar. Vi har även under vissa perioder använt oss av en stående utvärderingsapplikation där man kan betygsätta och lämna in anonyma kommentarer kring innehållet – det finns en hel del gratisvarianter man kan använda sig av. Google analytics ger också bra riktlinjer på hur intranätet används.
På Skandiamäklarna är det intranätsredaktören Sophia Bruce som är ansvarig för innehållet på intranätet.
– Sofia och jag driver intranätsfrågan på Skandiamäklarna, säger Karin. Jag i rollen som utvecklingsansvarig och hon som innehållsansvarig. Sofia jobbar med intranätets kvalitet dagligen. Dessutom gör vi alla avdelningar delaktiga i innehåll som berör dem genom att de har tillgång till egna bloggar och egna sidor. På så sätt har vi alltid uppdaterat och kvalitetssäkrat material.
Förutom Sofia och Karin är det många kockar bakom denna välsmakande soppa. Alla inom organisationen är delaktiga i innehållsskapandet genom bloggar, kommentarer och forum. Den tekniska utvecklingen ansvarar Karin för och driften av intranätet ligger, tillsammans med driften av den externa webben, på Basefarm.
– Vi har också en mycket duktig webbyrå som är programmeringsproffsen: Happiness.
Skandiamäklarna jobbar med en Drupal-plattform, mycket beroende på att deras tidigare intranät var byggt i php. De ville få en mer modern plattform med färdiga moduler att hämta in.
– Det var dessutom lagom stort och täcker de behov som vi i nuläget har av vårt intranät, säger Karin.
Varför tror ni att ni är nominerade i denna kategori?
– Vi har arbetat målmedvetet med vårt intranät under åren 2008, 2009 och 2010 för att nå dit vi är i dag. Mycket kan göras bättre, en levande webb blir aldrig ”färdig”- men vi har kommit en bit på väg.
Och inte tänker de sitta still och njuta av nomineringen och ett eventuellt pris:
– Vårt största intranätsprojekt 2011 är att vi ska sätta upp ett ärendesystem som är kopplat till ett internt FAQ för att förbättra och effektivisera hanteringen av alla centrala ärenden som kommer in från organisationen till Huvudkontoret samt att bygga upp en intern informationsdatabas.
Skandiamäklarna vann i kategorin Intranät – WSA 2010.