Rikshem har gjort två WSI-undersökningar – en nollmätning på deras gamla intranät i juni 2020 och en uppföljande på deras nya intranät i december 2020. Det hade då gått två månader sedan lanseringen.
– Vi genomförde undersökningarna för att kunna följa upp och mäta effekten av vårt intranätprojekt, hur väl vi lyckats förbättra det som var viktigt i projektet och om det fanns delar som vi behövde arbeta vidare med.
Det berättar Lillemor Odgren som är Kommunikatör på Rikshem.
Genom den senaste mätningen fick de ett bevis på att de utvecklat och satsat på rätt delar i projektet. Det nya intranätet fick höga betyg av alla delar inom organisationen. – Något vi tar med oss från detta är att det lönar sig att involvera och engagera många olika delar i organisationen i utvecklingen, även om det tar tid, säger Lillemor.
En insikt de fick från undersökningen var dessutom att delar som innebär ett nytt arbetssätt tar tid att föra in.
– Det krävs utbildning, engagemang och att man hittar ambassadörer ute i organisationen som kan hjälpa till att driva utvecklingen.
Den största och viktigaste förändringen i Rikshems nya intranät, eller Entrén som det heter, är enligt Lillemor de sociala funktionerna. Deras mål är att öka interaktiviteten och få sina medarbetare att dela med sig av erfarenheter, ställa frågor och sprida kunskap till varandra.
– Möjligheten för alla att skapa och delta i sociala grupper som uppmuntrar till detta är vårt fokus. Så det skulle jag säga är den viktigaste funktionen just nu. Men givetvis är funktioner som en fungerande nyhetsvisning med personalisering viktig för oss, uppdaterat och strukturerat innehåll, mobilanpassning samt en fungerande sökfunktion är ju en viktig grund.
Vad ska ni göra med resultatet av den senaste WSI-undersökningen?
– Med hjälp av resultatet kommer vi att arbeta vidare med utvecklingen av intranätet, säger Lillemor. Resultatet har gett oss bra insikter om vilka delar av organisationen vi ska arbeta vidare med för att utreda deras behov och se hur intranätet kan stötta dem på ett bättre sätt.
Utvecklingen av deras nya intranät har varit en process som startade i en förstudie för att fastställa vad medarbetarna ville ha och vad de ville att medarbetarna skulle kunna göra på intranätet. De har worskhoppat, intervjuat, sammanställt statistik och undersökningar, upphandlat och jämfört för att få en bra grund till utvecklingen.
– Själva utvecklingsarbetet har vi gjort tillsammans med vår leverantör där vi arbetat i sprintar fram till lanseringen. Nu har vi övergått till förvaltning och kommer fortsätta att mäta och följa upp för att behålla de goda resultat vi uppnått.
Hur säkerställer ni att ni är på väg åt rätt håll?
– Vi har satt upp mål för intranätet och mäter regelbundet med hjälp av Google Analytics för att se att vi går åt rätt håll. Vi kommer också fortsätta att mäta kvalitativt med hjälp av kompletterande undersökningar.
Intranätet är den viktigaste kanalen för digital internkommunikation och det ägs av Kommunikationsavdelningen i samarbete med HR och Digitalisering. För att involvera övriga dela av företaget har de ett redaktionsråd som sätter upp riktlinjer för det löpande arbetet och lokala redaktörer som bidrar med innehåll.
Målgruppen är naturligtvis alla deras anställda, men den kan delas upp i olika delar med olika fokus.
– Dels fokuserar vi på målgruppen fastighetstekniker som främst använder mobilen och arbetar ute bland våra fastigheter på dagarna, här är appar och responsivitet viktigt. Och dels fokuserar vi på att få våra lokala kontor att se nyttan av att dela med sig av kunskap och stötta varandra – i stora och små frågor. Förklarar Lillemor.
Rikshem har, liksom många andra idag, stora krav på att intranätet ska fungera smidigt via mobilen både för att kunna ta till sig information men även för att kunna dela med sig på ett smidigt sätt. De har också stora krav på att integrationer mot andra interna system ska vara möjliga för att binda ihop och visa upp olika delar som är viktiga för deras medarbetare.
Rikshems största projekt inom kommunikation har under 2020 varit att bygga och implementera deras nya intranät. På grund av pandemin har de fått tänka om när det gäller deras gemensamma arbete och de har fått lära sig att hålla alla workshops, avstämningar och tester digitalt.
– Soleil som var en ny leverantör för oss i och med det nya intranätet har vi faktiskt inte träffat ”på riktigt” en enda gång under det här året som vi arbetat tillsammans!
Hur ser framtiden ut?
– Vi kommer att fokusera på att integrera flera system mot vårt intranät för att kunna skapa en mer dashboard-liknande startsida. Vi vill att Entrén ska vara den naturliga starten på arbetsdagen för alla medarbetare.
Vinnarna av årets Web Service Award utses den 27 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]