Tetra Pak: Intranätet Orbis ska öka produktiviteten


TetraPakTetra Paks intranät Orbis har flera viktiga uppgifter. Det ska öka produktiviteten hos alla anställda och stötta dem i att involvera, dela, lära och samarbeta. Parallellt med detta ska det också vara en effektiv kanal för spridning av information.

Hanna Rehnström är Digital Communications Manager på Tetra Pak. Hon berättar att det är många inblandade i Orbis innehållsarbete.

– Vi har cirka 50 personer som ansvarar för innehållet och genom dem och de 1 000 redaktörer vi har, utvecklar och underhåller vi innehållet. Genom en månatlig uppföljning av kvaliteten säkerställer vi att innehållet kontinuerligt uppdateras.

Orbis lanserades i nuvarande version 2014 och ligger på Sharepoint 2013, en stabil och global lösning, enligt Rehnström.

– Och nu håller vi på att introducera Office 365, vilket blir en helt ny resa.

Hur många jobbar aktivt med intranätens teknik/drift respektive dess innehåll och form?
– Vi är sex i mitt team som jobbar med verksamhetsbehov och användande, tio på IT som jobbar med utveckling och support, och för att skapa innehåll och underhålla detta har vi cirka 50 superanvändare som jobbar på deltid och cirka 1 000 redaktörer

Vilka av intranätens funktioner är mest uppskattade och använda av besökarna?
– Att hitta kollegor, att hitta information om företaget och dess produkter, information om hur vi jobbar och om utbildningar och att använda samarbetsytor.

Hur arbetar ni för att skapa hög tillgänglighet och användarvänlighet på intranäten?
– Genom att alla som har ett företagskonto har en profil på intranätet och kan använda det. Vi har även utvecklat intranätet så att det numera är responsivt och fungerar från till exempel din mobiltelefon, så länge du är på företagets nätverk.
– Nästa och stora steg är att göra det tillgängligt via mobilen när du inte är på företagets nätverk.

Hur mäter ni målgruppens upplevelse av innehåll och funktioner (vid sidan av WSI)?
– Med användartester och regelbunden uppföljning av statistik.

Vilken var den viktigaste anledningen till att ni gjorde en WSI-undersökning under året som var?
– För att förstå vad våra kollegor tycker och vilka områden som vi bör säkerställa att de fortsätter fungera tillsfredsställande. Dessutom ville vi veta vilka områden vi behöver se över för att de ska bli ännu bättre och verkligen ge ett värde som underlättar för de anställda.

Hur har undersökningen bidragit till ert arbete hittills?
– Eftersom vi inte vill skjuta från höften och bara göra det som vi i ett centralt globalt team tror på, så är det viktigt för oss att ha fakta att basera våra insatser på. Då blir det ännu mer troligt att det vi gör faktiskt blir till nytta för användarna.

Vilka egenskaper hos Orbis tror du har störst betydelse för att ni är nominerade i Web Service Award i år?
– Jag skulle gissa att det är vår struktur och vårt upplägg, och sättet på hur vi arbetar med vårt intranät. Det finns ett tydligt syfte och bakgrund till varför allt är som det är och fungerar som det gör. Därmed inte sagt att det fungerar tillfredsställande till 100 procent, men det finns i alla fall en förklaring till varför det fungerar som det gör idag.
– Vi jobbar ständigt med förbättringar och än mer idag med att förstå vad olika målgrupper verkligen behöver för att kunna genomföra sina uppgifter lättare. På något vis ska man ju egentligen inte behöva lägga någon tankekraft på intranätet i sig, utan det ska bara vara ett verktyg som du använder bekymmersfritt.

Vilka utvecklingsplaner har ni för intranäten under 2017?
– I år kommer vi börja jobba mot att intranätet blir hubben i den digitala arbetsplatsen. Vi har även initiativ som ska göra så att du hittar ännu bättre det du söker än vad du gör idag, förenkling och förbättring av lösningen för att säkerställa att innehållet upprätthåller den kvalitet som krävs.
– Dessutom jobbar vi för att underlätta för diverse ansvariga av innehåll – redaktörer, kommunikatörer, ägare av samarbetsytor – att följa upp på hur deras innehåll används och når dem som de tänkt.

Hanna Rehnström, Digital Communications Manager på Tetra Pak.

Hanna Rehnström, Digital Communications Manager på Tetra Pak.

Läs om de övriga nominerade »

Vinnarna i varje kategori koras på WSA-dagen den 25 januari på Nalen, Stockholm. Läs mer om WSA-dagen »