Bakgrund
Järfälla kommun hade beslutat att de skulle bygga om sitt intranät under 2016. Inför detta så tog de hjälp av Web Service Award för att göra en nollbasmätning på intranätet.
”Ska man inleda ett förändringsarbete så måste man först ta reda på hur det ser ut idag”
– Per Ryden, kommunikationschef Järfälla kommun.
Efter lanseringen av det nya intranätet gjordes en uppföljande undersökning för att se på resultatet och hur Järfälla skulle arbeta vidare med det nya intranätet.
”Det är viktigt att veta hur det gått. Inte minst ur en förankringssynpunkt.” – Per Ryden, kommunikationschef Järfälla kommun.
Insikt
Nollbasmätningen visade att det gamla intranätet inte mådde bra och att det behövdes göras om från grunden. Mätningen gav även en rad olika insikter på hur arbetet och ambitionen med det nya intranätet skulle utformas.
En av dessa var vikten av att känna medarbetarna för att skapa realistiska mål.
”Undersökningen visade att mognaden för sociala medier bland medarbetarna var låg. Vi lät därför de funktionerna finnas men gjorde ingen stor grej av dem. Nu har det börjat lossna. Viktigt att ha realistiska förväntningar.” – Per Ryden, kommunikationschef Järfälla kommun.
En annan insikt var vikten av att arbeta ordentligt med intranätets sökverktyg och att göra informationen sökbar.
Sökfunktionen var dålig. Undersökningen visade även att det var ett prioriterat område för att göra intranätet bättre.”- Per Ryden, kommunikationschef Järfälla kommun.
Utfall
Järfälla kommun har skapat ett intranät som bevisligen blivit ett rejält lyft för internkommunikationen i organisationen – andelen positiva användare ökade med hela 67 procent!
När det gäller just sökmotorn har andelen positiva svar nästan fördubblats vid Web Service Awards utvärdering av det nya intranätet. Järfällas resultat är även 55 procent bättre än kommunsnittet för sökverktyg.
Viktigt med bra sök på intranätet. Vi har jobbat fokuserat med den och den är nu mer effektiv.” – Per Ryden, kommunikationschef Järfälla kommun.
En av det delar som gör Järfällas nya intranät så bra är att användare nu direkt ser det som är relevant för just dem. Detta blir särskilt tydligt på startsidan. Här visas nyheter utifrån förvaltningstillhörighet och i det sociala flödet nås man av inläggen i de grupper som man själv är medlem i.
Järfällas gamla intranät
Järfällas nya intranät
Järfälla har även jobbat med innehållet på intranätet.
Dels har antal sidor minskat rejält så att det är mer relevant information som finns på intranätet. Indexet för information har ökat med hela 24 procent enheter från undersökningen av det gamla och det nya intranätet.
Dels har Järfälla en ny förvaltningsorganisation. Den består av utsedda innehållsägare från kommunens olika verksamheter och en slimmad utförarenhet. Tanken är att personer nära verksamheten med kunskap om området på ett enkelt och tidseffektivt sätt ska kunna granska och initiera ändringar av det innehåll som de ansvarar för, enligt uppsatta tidsintervall.
För att nämna några av framgångsområdena för Järfällas kommuns intranät.
Vill du också få en ökad insikt om ditt intranät? Vad tycker användarna? Vad vill de använda intranätet till? Hur är ni jämfört med andra? Vad behöver ni prioritera för att öka nyttan med intranätet?
Vi på Web Service Award har längst erfarenhet i Sverige av att analyserat och undersökt intranät. Kontakta oss så hjälper vi dig!