Case: Målsättning & Metod för Danderyds webbplats och intranät.


Bakgrund

Web Service Award har genomfört Web Service Index-undersökningar om hur användarna uppfattar Danderyds kommuns webbplats och hur medarbetarna uppfattar nyttan med intranätet.  Undersökningarna resulterade i att en rad olika förbättringsåtgärder kom fram.  I arbetet med att få ett ännu mer effektivt intranät och webbplats så anlitades Web Service Award som en leverantörsoberoende part.

Åtgärder

En grund för att kunna lyckas i ett projekt är att veta vad som ska uppnås. Genom att Danderyds kommun gjort WSI-undersökningar samt analys av trafikdata så kunde mätbara mål sättas. Genom att genomföra detta kan vi nu gå mot en mer datadriven utveckling av webbplatsen och intranätet.

För att starta resan mot högre och mer datadrivna mål behövdes en rad olika åtgärder genomföras. Många av dessa gick att genomföra inom den övergripande gruppen för webbplatsen/intranätet, vissa behövde redaktörerna involveras i och för vissa så behövdes Danderyds leverantör.

Målstyrning

För att kunna få ett framgångsrikt webb/intranätprojekt så måste det finns tydliga och mätbara mål. Det är en stor fördel om det finns övergripande mål med som matchar mot verksamhetens mål.

För att ta fram dessa så genomfördes en rad målworkshops med huvudredaktörerna från Danderyd, digital strateg samt konsult från Web Service Award.

I målworkshopen så arbetades det med följande områden

  • Ta fram de övergripande målen med intranätet och webbplatsen utifrån kommunens övergripande mål
  • GAP-analys över nuläge och önskat läge. Detta gjorde vi både på övergripande nivå men även för de nyckeltal som framkommit i den genomförda WSI-undersökningarna, beteende analyserna samt trafikanalyserna.
  • 6M-metoden för att få en insikt i resurser som behövs för att uppnå det målen.

Arbete med sökbarheten

Väldigt många intranät och webbplatser har problem med sökbarheten, så även för Danderyd.  WSA utförda trendundersökningar visar även på att få arbetar aktivt med sökbarheten.  Det är synd eftersom det finns ett klart samband mellan arbetsinsats och resultat. Alla organisationer borde ha en timme i veckan för sökbarheten. Men för att kunna komma dit så behövs sökfunktionaliteten komma upp i en bättre standard. Vi på WSA har stor erfarenhet av att hjälpa våra kunder med detta och blev därför en naturlig part för Danderyd i deras arbete med att förbättra sökresultatet.

Det första målet med arbetet är att få en bra nivå på sökfunktionen och att Danderyd sen har en bra grund att stå på för fortsatt löpande arbete med sökfunktionen.

Inför den första arbetsworkshopen om sökfunktionen så gjorde vi på WSA- en genomgång av sökverktyget och dess rapportcenter. Vi gick igenom och analyserade de olika rapporterna som finns i verktyget. I det arbetet så ser vi på hur många sökningar som inte ger ett resultat eller där användaren väljer att inte gå vidare. Vi tog fram en lista på det som gör ondast.

Men resultatet från nulägesanalysen så gjordes en genomgång med ansvariga från Danderyds kommun. Vi ser på resultatet. Gör övningar för att se varför det blir som det blir. Till detta gjordes under workshopen förbättringar av sökfunktionaliteten via administrationsgränssnittet.  Målet är att ta bort det som gör ondast för användarna.

Efter uppstartsworkshopen hölls en rad uppföljande sökworkshops. I dessa så fortsatte vi arbetet med att förbättra sökbarheten på intranätet. Till dess bjöds även in användare som fick visa hur de använder sökfunktionaliteten och vad de tycker är problemen och vad som kan göras bättre. Varje träff resulterade i åtgärder och att sökfunktionen gav ett bättre resultat.

Kompetensutveckling – Innehållsmodellen

Mycket kan göras i den centrala redaktionen men för ytterligare lyfta Danderyds webbplats och intranät så behöver vi få med oss de olika redaktörerna. Den utförda WSI-undersökningen visade även på att det var stor skillnad på hur intranätet uppfattas beroende på var i organisationen medarbetarna arbetar.

Det är viktigt att redaktörerna får stöd och utbildning i effektiva modeller att arbeta med så att de kan förbättra sina sidor. Är även av vikt att de träffas och delar med sig av sin erfarenhet.

Ett steg för att nå detta är att utbilda dem i kärninnehållsmodellen. Genom modellen så lyfter vi frågan om vilken nytta sidan ska ge och start arbete med att få mer målstyrda innehållssidor.

Arbetet med kompetensutvecklingstillfället för Danderyds redaktörer delades upp i följande steg:

 

Förarbete

Inför dagen fick redaktörerna skicka in webb/intranätsidor som de vill arbeta med under workshopen. (Normalt brukar tre sidor per redaktör vara en lagom mängd, beroende på antalet deltagare).

 

Genomförande

Kompetensutvecklingstillfället genomförs som en halvdagsövning enligt följande agenda.

  • Inspiration och nuläge
  • Sätta mål – en trend och metodspaning. Vi visar på hur det ser ut i omvärlden. Vad gör de bästa? Vad ska man tänka på? Syftet är att väcka idéer och förståelse för att arbeta mer målstyrt.
  • Nuläget: Summering av resultat från utförd WSI undersökningar samt vilka åtgärders som gjorts.
  • Presentation av nyttomodellen.
  • Aktivitet: Redaktörerna arbetar med modellen utifrån sina sidor. Detta görs i grupp. Utbildningsledaren från WSA fungerar här som moderator/stöd.
  • Genomgång av resultatet

Resultat

Vilken nytta har då Danderyds kommun fått av de olika arbetsinsatserna som genomförts efter WSI-undersökningarna?  Bäst på att berätta detta är förstås ansvariga från Danderyds kommun.

Vilket Susanna Abramowicz, centrala webbredaktörer på Danderyds kommun gjorde på WSA-dagen den 29 januari 2020. Föredraget filmades och du kan se det här:

Bemanning från WSA

Pierre Du Rietz – över 20 år i användarnas tjänst

Pierre.durietz@webserviceaward.com

Se Pierre konsultprofil här>>

 

 

Intresserad att höra hur vi kan hjälpa er?