Systembolagets intranät ViNet är ett stöd i det dagliga arbetet främst för butiksmedarbetarna.
På kommunikationsavdelningen finns ett team bestående av innehållsproducenter, kommunikatörer, internkommunikationsstrateg och representanter från kundtjänst som tillsammans med bland andra kanalsamordnare och ux-designers arbetar för att ständigt utveckla och förbättra internkommunikationen utifrån uppsatta mål.
– Där ligger ansvaret för att driva den löpande förvaltningen av intranätet och planeringen av nyheter, berättar Anna Wolrath som är digital kanalsamordnare på Systembolaget AB. Teamet arbetar nära våra medarbetare ute i verksamheten för att öka målgruppsförståelsen.
Från att ha varit en centraliserad förvaltning av innehållet har de i år involverat några lokalredaktörer ute i verksamheten i förvaltningsarbetet.
– Vi jobbar aktivt med att bygga kompetensen med lokalredaktörerna genom att ha redaktörsstugor varannan vecka där vi alltid har en kunskapsbit med, säger Anna. Utöver det har vi en chatt där vi ger support.
När Covid drog igång beslutade Anna och hennes kollegor att hålla ner utveckling, men även redaktionell förvaltning av till exempel sökmotorn/städjobb för att ge bättre förutsättningar för dem som arbetar med internkommunikationen.
– Det innebär att visst förvaltningsarbete blev eftersatt och det har tagit tid att komma ikapp. Det kan vi delvis också se i resultatet, även om vi glädjande nog har ökat på helheten. Betydelsen av välfungerande internkommunikation har förstärkts under pandemin.
Anna berättar att de gjorde om sitt intranät 2017, vann WSA 2018 och nu vill följa upp hur det går och vad medarbetarna tycker om intranätet.
– Vi mäter löpande besökstrafik och användarbeteende via Google analytics – tex. Hur många besök, hur länge våra användare stannar på olika sidor, vilka devices som används, användningen av vår interna sökfunktion, vilka webbläsare som används. Användarundersökningar direkt med våra medarbetare. Och löpande mindre mätningar på intranätet.
Användarvänlighet med navigering, sök och struktur är det som sticker ut som de ska jobba vidare med. Pågående är dessutom att förbättra interna processer i arbetet med internkommunikation och ViNet, att fortsätta att fånga målgruppers behov och göra innehållet ännu mer enkelt och relevant och att involvera målgrupper i arbetet. Till exempel genom referensgrupper, för att komma snabbare framåt med ännu mer träffsäker kommunikation.
Anna berättar vidare att de ska jobba för att intranätet fortsatt ska vara ett stöd i vardagen för butikspersonalen.
– Internkommunikation och lärande blir alltmer integrerat och är avgörande för att lyckas med våra strategiska förflyttningar. Vi arbetar även framåt med att tydliggöra ramverk för hur medarbetare ska kommunicera och interagera med varandra i vardagen. Det gör de med hjälp av digitala stöd, t.ex. kanaler, grupptillhörigheter i Teams/Yammer. Ett arbete med Kanal- och innehållsstrategi pågår.
Hur kommer ni att ta mätresultaten tillvara under det kommande året?
– ViNets roadmap med effektmål går mot sitt slut. Det pågår ett Kanal- och innehållsstrategiarbete vilket ger ett bra tillfälle att se över vad vill använda den här kanalen till framöver. WSA undersökningen blir en sorts nollmätning och bra underlag för fortsatt arbete kring ny roadmap. Här finns många användarinsikter att gräva djupare i, exempelvis behovet att minska ”sändningen” från huvudkontoret till butik.
Vinnarna av årets Web Service Award utses den 26 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]