”Våra medarbetare är duktiga på att kommentera och gilla, vilket ger intranätet en social funktion.” Petra Vikner, Kommunikatör och produktägare, Uppsalahem
Uppsalahems intranät Kvarteret är nominerade till bästa intranät i Web Service Award.
För två år sedan gjordes ett enormt arbete med intranätet Kvarteret där teamet på Uppsalahem efter åtta år lanserade ett helt nytt intranät.
– Vi gick då från en gammal och begränsad lokal SharePoint-lösning med enormt mycket filer och data, och många specialbyggda funktioner, berättar Petra Vikner som är kommunikatör och produktägare för intranätet . Vi hade inte tillgång till källkoden så vi kunde inte göra någon utveckling eller förbättringsarbete. Våra medarbetare nådde bara sidan via VPN vilket i princip gjorde det omöjligt för mobilanvändare att komma in, och sidan var inte responsiv. Vi hade också enormt mycket information på diverse undersidor som inte hölls uppdaterade.
Bättre tillgänglighet från mobiler
Nya Kvarteret är byggd helt i Sharepoint Online och allting är i princip out of the box. Det gör att de kollegor som främst har mobilen som digitalt verktyg, har tillgång till intranätet på ett helt annat sätt. Ungefär hälften av Uppsalahems medarbetare har mobil eller iPad som främsta digitala arbetsverktyg så att intranätet ska fungera bra på mobila enheter är viktigt.
– Vi har ett stort fokus på nyheter, där alla medarbetare har möjlighet att publicera, berättar Petra. Vi använder Teams sömnlöst där varje avdelnings teams-sida speglas på Kvarteret. Det medför också att information på Teams är tillgänglig på intranätet och behöver inte ligga dubbelt. I övrigt har vi begränsat den statiska informationen som finns på Kvarteret och vi arbetar aktivt med att hålla informationen uppdaterad.
Under större delen av 2023 var Petra föräldraledig, så fokus har mest legat på förvaltning under det senaste året.
– Vi gjorde en enkätundersökning med WSA under våren 2023 och gjorde därefter lite justeringar utefter det resultatet. De största förändringarna håller vi dock på att arbeta på just nu och de lanseras under våren 2024.
Än så länge har Kvarteret bara genomfört en undersökning men planerar att göra en ny under 2024.
– För oss är det viktigt att få svart på vitt vad våra medarbetare tycker om Kvarteret och hur vi ska prioritera framåt för att göra ett så bra jobb som möjligt, säger Petra. Vi tittar noga på resultatet och planerar utveckling och förändringar baserat på vad resultatet visar. Vi får också hjälp från WSA att tyda resultatet och få tips på vad vi ska fokusera på framöver.
Eftersom det här var deras första undersökning var syftet med den att få en grundförståelse för hur medarbetarna använder Kvarteret och vad de tycker om det, både som helhet och vissa specifika funktioner.
– Än så länge har vi inget välfungerande statistikverktyg så detta var värdefullt för oss.
Fick ni några överraskande insikter?
– Den största var nog att det skiljer väldigt mycket på vad våra medarbetare tycker om intranätet, säger Petra. De mest nöjda avdelningarna ger Kvarteret 85-95% medan de minst nöjda avdelningarna ger 45-65%. I och med det kan vi påverka den totala nöjdheten genom att fokusera på vissa grupper. Det var en värdefull insikt.
Kvarterets startsida domineras av ett par olika nyhetsflöden som också är den viktigaste funktionen. Här får alla medarbetare den senaste informationen och här kan de ta del av positiva saker från olika håll i verksamheten.
– Vi är utspridda på olika kontor och därför jobbar vi mycket med att försöka få en vi-känsla. Våra medarbetare är också duktiga på att kommentera och gilla vilket ger intranätet en social funktion. Det hjälper oss helt enkelt att bygga en positiv företagskultur.
Finns det några särskilda krav som ställs just på er verksamhet eller bransch?
– Vi är över 300 anställda och har en stor bredd på arbetsroller och digital mognad. Hos oss jobbar allt ifrån fastighetsskötare, fastighetstekniker, lokalvårdare, förvaltare, ekonomer, jurister, projektledare och en mängd andra roller. Det innebär att våra medarbetare har väldigt olika behov, önskemål och krav på intranätet. Det är en utmaning som vi måste ha med oss hela tiden.
Kvarteret har ett spännande år framför sig med flera nya funktioner på gång. Redaktörerna kommer att få ett gäng nya verktyg som förbättrar och förenklar informationshanteringen.
– För slutanvändaren kommer vi dels att lansera en funktion där man får välja sin egen arbetsverktyg, och kan lägga in egna snabblänkar, berättar Petra. Vi får också ett nytt sätt att informera om driftstörningar som kommer publiceras som en banner högst upp på sidan, och möjligheten att målgruppsanpassa dessa meddelanden. Vi kommer även implementera statistikverktyget Matomo för att se mer ingående hur intranätet används och fånga upp beteendemönster.
Uppsalahem är nominerade i kategorin Intranät.
Vinnarna av årets Web Service Award utses den 31 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]
Hela programmet till WSA-dagen finns på: https://www.webserviceaward.com/wsa-dagen-2024/program/
WSA-dagen är ett kostnadsfritt digitalt event men begränsat antal platser.