”Det är viktigt att jobba kontinuerligt med intranätet, både förvaltning och utveckling. Och att inte bara ösa på med nytt content utan att satsa på kvalité framför kvantitet.” – Carin Selldén ansvarig internkommunikation och intranät, Collectum
Collectum är nominerade till bästa intranät i Web Service Award.
För Collectum och teamet bakom intranätet, är intranätsenkäter inget nytt. Vartannat år genomförs de tillsammans med mätningar av användningsgrad och besöksmönster. Även hittbarheten undersöks med olika verktyg. Nu senast var det WSI-undersökningen som genomfördes för att mäta deras effektmål.
– Extra viktigt var att se om användarna upplevde att söket förbättrats, eftersom vi infört en ny sökmodul, berättar Carin Selldén som är ansvarig för internkommunikationen och intranätet på Collectum. Där gick vi från 74 till 82 i betyg. Vi ville också få bekräftat något vi anat sedan tidigare, vilket var att våra intranätsgrupper inte användes och att behovet av samarbete tillgodosågs av Microsoft Teams.
Gräver lite djupare
Carin beskriver att de lägger ett pussel tillsammans av insikterna. Utifrån deras tidigare framtagna effektkarta prioriterar de utvecklingsaktiviteter och prioriterar dem.
– Ibland gräver vi lite djupare för att få förståelse.
WSA-enkäten visade att det fanns förbättringsbehov för vissa grupperingar. Teamet valde då att göra fokusintervjuer med de grupperna för att förstå deras behov i sin arbetsvardag.
Arbetsgruppen består förutom Carin av UX-strateg Marit Lundström, ansvarig digitala kanaler Annica Andé, UX-designer Johan Ågren, Service Manager Sara Ferringmark, lösningsarkitekt Kim Juppi (jobbar inte längre med intranätet) och webbyrån Soleil.
– Under 2023 har bi arbetat med vår nya sökmodul, berättar Marit. Vi utvecklade vår sökfunktion utifrån användarnas behov, genomförde en översyn av innehållstrukturen och gjorde en stor rensningen av informationen.
Vilken är den största insikten eller lärdomen varit under 2023?
– Att det är viktigt att fortsätta jobba kontinuerligt med intranätet, både förvaltning och utveckling, svarar Carin. Att inte bara ösa på med nytt content utan att satsa på kvalité framför kvantitet. Och att fortsätta att arbeta insiktsdrivet utifrån våra intranätbesökares behov.
WSI-undersökningen bekräftade vikten av det arbete och de prioriterade förbättringar som de jobbat med under året.
– Vi fick också insikt i att det finns fortsatt finns saker att utveckla för att nå nöjdhet hos vissa enheter och vi kommer fortsatt att jobba med djupintervjuer, säger Marit.
Den absolut viktigaste funktionen med Collectums intranät är enligt Carin startsidans nyheter och sociala interaktionsmöjlighet, den samlade verktygslådan och sökfunktionen.
Finns det någon särskild funktion eller en prestation som gör att just ni borde vinna WSA i år?
– Att vi arbetar kundinsiktsdrivet och visar att man kan förbättra rätt saker, som ger nytta, med ganska små insatser under en längre tid i stället för att satsa på stora och kostnadsdrivande intranäts-projekt, svarar Marit.
Så vad händer under 2024?
– Vi kommer att sammanfatta insikterna från våra intervjuer med de grupper där nöjdheten kan höjas och avgöra vilka förbättringar som vi kan göra. Intranätet i mobilen och integration med M365 står också på tur i vår roadmap, svarar Carin.
Collectum är nominerade i kategorin Intranät.
Vinnarna av årets Web Service Award utses den 31 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]
Hela programmet till WSA-dagen finns på: https://www.webserviceaward.com/wsa-dagen-2024/program/
WSA-dagen är ett kostnadsfritt digitalt event men begränsat antal platser.