På If arbetar 6 800 medarbetare fördelat över Norden och Baltikum. Försäkringsbolagets intranät håller dem alla uppdaterade om nyheter inom företaget och ger dem tillgång till verktyg för samarbeten och arbetsprocesser.
– Intranätet är vår största interna kommunikationskanal. Välinformerade medarbetare stödjer företagets affärsmål, berättar Natasha Jovanovska, head of intranet & internal brandning på If.
– Det har också en social och kulturbyggande funktion. På nyhetssidorna lägger vi exempelvis ut info om vilka som börjat eller slutat, interna event och bilder från julfesten.
När lanserades nuvarande version av intranätet?
– Vi utvecklar ständigt vårt intranät beträffande funktioner, struktur, innehåll och design. Det är ett kontinuerligt och långsiktigt arbete som sker i form av evolution snarare än revolution. I höstas gjorde vi om designen som resulterade i att intranätet fick ett nytt och modernt utseende.
Vilken plattform arbetar ni med?
– Vi använder två plattformar. Lotus Notes för all statisk information och Sharepoint för alla nyheter.
Vilka ansvarar för webbplatsens innehåll, utseende och funktionalitet?
– Ägarskapet av intranätet ligger på koncernkommunikation. Vi är ett team på 15 personer som består av intranätansvarig, webmasters och utvecklare.
– Med innehållet i exempelvis olika handböcker arbetar innehållsansvariga på respektive avdelning. Nyheterna publiceras av nyhetsredaktörer i respektive land.
– Eftersom vi har många innehållsansvariga som använder verktyget är det viktigt att det är intuitivt och användarvänligt. Vi har över tusen personer som har behörighet att uppdatera innehållet.
Vilka av webbplatsens funktioner är mest uppskattade och använda?
– De medarbetare som har kundkontakt använder främst avdelningens handböcker för att hjälpa kunderna. Var tionde besök är till HR-sidorna där det förutom HR-relaterad information också finns länkar till exempelvis tidsredovisning och annat.
– Telefonkatalogen där man hittar kollegor på olika avdelningar är också mycket populär. Nyheterna är också omtyckta och gillas och kommenteras en del.
Hur arbetar ni för att hålla kvaliteten uppe på innehållet?
– Vi arbetar med ständiga förbättringar av funktioner i publiceringsverktyget, samtidigt som vi regelbundet går igenom innehållet, uppdaterar och tar bort sådant som är inaktuellt.
Hur mäter ni målgruppens upplevelse av innehåll och funktion och för att förbättra innehåll och teknik?
– Intranätteamet arbetar nära verksamheten och tar in synpunkter därifrån. Vi genomför också mindre undersökningar i form av enkät eller fokusgrupper i samband med olika projekt. Ibland genomför vi större undersökningar, såsom senast WSI-undersökningen.
Vad var den viktigaste anledningen till att ni gjorde en WSI-undersökning under året som var?
– Viktigast var att vi ville skapa en bra helhetsbild av vad våra användare tycker om intranätet och dess olika funktioner. Deras inspel hjälper oss att planera och prioritera för kommande aktiviteter.
Hur bidrar undersökningen till ert arbete?
– Den är ett stort stöd. I samband med planeringen av kommande projekt inför 2016 använde vi svaren i undersökningen som grund.
Varför är ni nominerade i Web Service Award i år?
– Det beror nog på att vi arbetar långsiktigt och har användarna i fokus. Alla våra intranätprojekt har som syfte att skapa nytta för användarna.
Vad tänker ni förbättra ytterligare under 2016?
– Vi fokuserar på att förbättra startsidan och navigeringen, ta bort inaktuellt innehåll och göra sökfunktionen ännu bättre.
Natasha Jovanovska, head of intranet & internal brandning på If med intranätgruppen.
Läs mer om de nominerade i Web Service Award här»
Vinnarna i varje kategori korades på WSA-dagen den 27 januari på Nalen, Stockholm. Läs mer om WSA-dagen här»
Gör som de bästa arbeta med användarna i fokus! Genom att göra en digital analys så får ni reda på vad era besökares beteende och vad de tycker om er webbplats. Läs mer om digital analys här »