Ett vässat resultat i årets WSI gav Systembolaget sin första WSA-nominering i kategorin Intranät. Intranätet är ett arbetsredskap och verktyg, men har ytterligare en viktig funktion för butikskedjan Systembolaget.
– Som ett av våra mål med intranätet har vi att det ska vara samhörighetsskapande. Det ska spegla vår kultur, få en att känna sig som en del av Systembolaget, göra det enkelt att dela med sig av goda exempel och enkelt att ta del av andras sådana.
Det berättar Sara Forsling, gruppchef för redaktionen på Systembolaget. Hon har jobbat med intranät hela sitt yrkesliv.
– Det som är kul med intranät är medarbetarna – detta är deras verktyg. Samtidigt som det ofta är en viktig kanal för att nå ut i organisationen, är det många gånger en styvmoderligt behandlad kanal som saknar resurser och tid, säger hon, och fortsätter:
– Intranätet finns inte där för att man ska hänga där och konsumera information, det ska hjälpa en, svara på en fråga eller ta en vidare. Så det finns mycket att jobba med.
Intranätsvärlden är stabil, mycket är sig likt idag jämfört med för tio år sedan, men visst händer det saker.
– Den stora förändringen handlar om att du behöver gå utanför intranätet och gå på en användarresa. Hur vill användarna använda intranätet, vad händer när de försöker göra det?
Genom att börja jobba mer som på webbplatsen med till exempel UX kan intranätet förbättras, tror hon, men hon ser också behov av att jobba mer med mätningar.
– Det är viktigt – fler måste förstå poängen av det man gör. Man måste mäta, visa upp och skapa förståelse, säger Sara Forsling.
Några av de viktigaste funktionerna på Systembolagets intranät – ViNet som det heter – är information om driftstörningar, säkerhet och oplanerade förändringar i sortimentet. Den informationen har också en checkliste-funktion för att hjälpa butiken ha koll på vad som har fixats i butiken och av vem.
– Checklistefunktionen kom till efter att flera användare önskat en funktion så att de kunde bocka av på ViNet när de exempelvis plockat bort varor som återkallats, säger Sara Forsling.
I övrigt har dokumenterade arbetsrutiner, manualer och länkar stor plats på intranätet, liksom interna nyheter.
Som en röd tråd på ViNet går den samhörighetsskapande ambitionen. Den finns ofta i hur något görs mer än i vad som görs.
– Om vi till exempel behöver hjälpa verksamheten att få fler interna sökande till en specifik tjänst, gör vi det ogärna i en ren rekryteringsannons. Istället kan vi då intervjua någon som har samma arbetsroll om hur det är att ha den, eller porträttera avdelningen som söker rekryten, och i det sammanhanget nämna att det behövs nytt folk.
– På så sätt skapar vi större kunskap om företaget och vad olika avdelningar och roller sysslar med. På så sätt stärker vi samhörigheten, säger Sara Forsling.
I den senaste WSI-undersökning har flera mätvärden tagit ordentliga kliv uppåt.
– Den mest drastiska ökningen gäller upplevelsen av hur lätt det är att hitta kontaktuppgifter till kollegor, men också värdena för samhörighetsskapande blev väldigt höga – hela 84 procent tycker att intranätet speglar vår kultur, och 75 procent känner sig som en del av Systembolaget, säger Sara.
– Men mest stolt är jag över att värdena för användarnytta ökade, från en redan hög nivå.
Fritextsvaren ger i sin tur många inspel kring vilka områden man böhöver arbeta vidare med.
– Sedan i våras jobbar vi med en av våra största utmaningar, söket. Där har vi infört ett möte, ”Stå upp för söket”, korta avstämningar där vi tittar på statistik. När vi gör detta varje vecka hittar vi mönster som gör att vi kan jobba vidare med att vässa sökfunktionen.
Vinnarna i varje kategori koras på WSA-dagen den 30 januari på Nalen, Stockholm. Läs mer om WSA-dagen »