Pensionsmyndighetens intranät Orangeriet är nominera till bästa intranät i Web Service Award.
Med 1 400 anställda på åtta orter runtom i landet, har Pensionsmyndigheten stor användning av sitt intranät. Medarbetare inom produktionsavdelningen besöker dagligen intranätet för att få konkret stöd i handläggning och i mötet med kunderna.
– Vi har ett förhållandevis välmående och funktionellt intranät, säger Lars-Birger Ernudd som ansvarar för intranätet Orangeriet hos Pensionsmyndigheten. Intranätet används flitigt, framför allt av vår produktionspersonal som utgör den största delen av myndigheten. De handlägger våra pensionsrelaterade förmåner som exempelvis allmän pension och bostadstillägg, samt sköter vår kundservice.
Decentraliserad redaktion
Pensionsmyndigheten har sedan 2010 det samlade ansvaret för den allmänna pensionen. I uppdraget ingår att administrera och betala ut den allmänna pensionen, men också att informera om hela pensionen.
De har en decentraliserad redaktion och förvaltning med en liten arbetsgrupp centralt kombinerat med många redaktörer och medarbetare som ansvarar för sina delar av innehållet.
– Utveckling sker internt i våra webbteam och vi kompletterar med specialistkunskap utifrån.
Pensionsmyndigheten genomför användarundersökningar regelbundet, men dessa har tidigare varit interna. 2019 var första gången myndigheten genomförde en jämförande undersökning med WSA. Syftet var att få bättre koll på hur de står sig mot andra.
– Vi visste att intranätet mådde bra – men inte hur bra, säger Lars-Birger. Sedan ville vi stämma av fler aspekter än våra interna mätningar gjort och växla upp det strategiska arbetet.
Intranät som ett konkret stöd i vardagen
– Vi bevakar självklart hur intranätet används och då särskilt sökfunktionen, berättar Lars-Birger. Från WSA-mätningen vet vi att användarna uppskattar att de har koll på vad som händer inom myndigheten tack vare intranätet. Och att det på Orangeriet finns uppdaterad, löpande och relevant information om vad som händer på deras arbetsplats. Intranätet är ett konkret stöd i det dagliga arbetet. Det ska vi vara rädda om och förbättra ytterligare framåt.
Användarna av intranätet efterfrågar enligt Lars-Birger, en sammanhållen digital arbetsplats som ger dem det stöd de behöver i det dagliga arbetet.
– De många öppna svaren i undersökningen visar att gränsen var intranätet börjar och slutar inte är uppenbar eller relevant för de flesta, säger Lars-Birger. För oss är det viktigt att göra det vi kan för att möta de behoven. Hur kan intranätet samspela bättre med andra informationskällor än intranätet, med digitala tjänster som inte utförs på intranätet? Sådant som är utspritt men som användarna inte förstår varför de inte fungerar i ett gemensamt sammanhang.
Bra betyg till Orangeriets design
I undersökningen fick Orangeriets design ett bra betyg. Inte för att den är ny, modern och följer de senaste trenderna, förklarar Lars-Birger. Den har inte förändrats de senaste åren och precis som med teknik och funktion handlar det mycket om att hitta lösningar som håller ner mängden utveckling. Detta samtidigt som allt måste vara flexibelt och ge användarna största möjliga nytta.
– Vi ser designen mer som ett stöd i att förverkliga ett intranät som hjälper medarbetarna att spara tid och få sina arbetsuppgifter gjorda, kunna lita på informationen och känna sig engagerade i vad som händer inom och utanför myndigheten.
Aktiviteter som förbättrar hittbarheten
De goda resultaten innebär inte att Lars-Birger och hans kollegor låter Orangeriet gå i stå. Det finns självklart områden som kan bli bättre. Därför fortsätter de under året med aktiviteter som förbättrar sök- och hittbarhet.
– Vi arbetar just nu även med att arbeta om startsidan för att hjälpa våra medarbetare att komma närmare sin egen verksamhet och lättare nå de egna toppnyttorna. Inte minst våra handläggare.
För Orangeriets del ska Pensionsmyndigheten ta hand om och förvalta det som fungerar, samtidigt som de fokuserar på områden där det finns förbättringspotential. Utan att tappa det som uppskattas av användarna!
– I vår plan) finns även att driva arbetet med intranätet som en del av den digitala arbetsplatsen. Det handlar om att erbjuda användarna en mer sömlös upplevelse till andra digitala tjänster och arbetsytor oavsett var de finns, men också att på sikt få till ett sök som hittar i fler källor än intranätet. Det tredje är att skapa förutsättningar för bättre samverkan och dialog i verksamheten, och att nå intranätet via våra jobbmobiler. Allt för att för att underlätta vårt arbete och kunna fokusera på att hjälpa våra kunder och fullgöra vårt uppdrag.
Framöver vill Pensionsmyndigheten fortsätta med arbetet att förbättra stödet för handläggare, men också se till att intranätet i högre grad underlättar arbetet inom fler delar av verksamheten.
– Nyckeln till framgång är så klart alla våra engagerade kollegor som arbetar på Pensionsmyndigheten. Vi måste fortsätta lyssna på dem!
Pensionsmyndigheten är även nominerade i kategorin Samhällsinformation för www.pensionsmyndigheten.se.
Fotograf: Annika af Sandeberg
Vinnarna i varje kategori koras på WSA-dagen den 29 januari på Nalen, Stockholm. Läs mer om WSA-dagen »