För att göra detta har TRR tagit hjälp av Web Service Award (WSA) för att kartlägga det interna kommunikationsbehovet så att det stöttar företagets övergripande verksamhetsmål och vision. I TRRs digitala strategi för 2020/21 så är visionen att den ska öppna dörrarna till framtidens arbetsliv, se bild nedan. Det nya intranätet ska stötta denna vision.
Syftet med uppdraget är att göra en leverantörsneutral bedömning och sätta ramarna för projektet så att TRR kan välja ett CMS som är långsiktigt stöttande av verksamheten och som erbjuder en effektiv kommunikationsplattform.
I uppdraget ingick det även att kartlägga medarbetarnas behov så att TRR kan använda de insikterna för att kunna utveckla det nya intranätet. Vilka funktioner och liknande har TRRs medarbetare behov av?
För att ta fram detta har uppdraget utförts enligt följande processupplägg:
- Startup workshop. Kommunikationsbehov utifrån ledning, organisation m.fl., mål och syfte samt sätta frågor till enkätundersökningen
- Kvantitativ undersökning till samtliga användare av intranätet. Den kvantitativa undersökningen genomfördes som en Web Service Index-undersökning för att i en rad nyckelfrågor få jämförelsevärden mot andra företags intranät samt ett riksindex
- Djupintervjuer med användare
- Effektmålworkshop mål och behov nya intranätet
- Rekommendationer av CMS baserat på behov utifrån användarna
Nuläget
För att kartlägga hur användarna uppfattar nuvarande intranät samt vilka behov de har genomförs en kvantitativ undersökning. Undersökningen genomför som en Web Service Indexundersökning för att kartlägga användarnas behov av intranät samt för att kunna ge benchmarkvärden.
Till WSI-undersökningen så tas tilläggsfrågor fram i samråd med TRR för att ge en bra bas och underlag till att ta fram ett nytt intranät. Syftet är att få svar på hur användarna upplever intranätet idag och vilka behov de efterfrågar. [Läs mer om WSI-undersökningar här>>]
För att få en djupare insikt i hur medarbetarna använder intranätet och deras behov gjordes även djupintervjuer. De intervjuade fick lösa olika uppgifter som observerades av moderator från WSA. Det ställdes även frågor om vilken syn som medarbetarna har av ett intranät, hur de arbetar idag samt vilket behov de ser framåt av en digital medarbetarplattform. [Läs mer om användartester och djupintervjuer här >>]
Behov och effektkartläggning
Med utgångspunkt från det framtagna underlaget så arbetade TRR i en workshop fram de olika målgrupperna för intranätet samt deras behov. När en kartläggning av behoven är gjorda så kan de med fördel delas upp för olika roller i en effektkarta.
Effektkartan bestod i att definiera innehållet som intranätet ska innehålla för de olika målgrupperna samt vilken effekt detta ska ge. Även hur det ska mätas för att se att effekten har uppnåtts.
Målet med övningen var att ge ett visuellt underlag för innehåller och behovet med det framtida intranätet.
Mätmål
Ett av syftena med att göra ett nytt intranät är att det ska ge en större positiv effekt för organisationen och de enskilda medarbetarna. För att kunna veta om det nya intranätet ger en större effekt så behövs mätbara mål och att det finns ett nuläge. Därför har TRR tagit fram en rad mätbara mål för hur användarna ska uppfatta det nya intranätet.
Rekommendationer av CMS baserat på informationsbehov
Med de framtagna delarna i förstudien gjordes genomgång av tänkbara plattformar för det nya intranätet.
Analysen byggde på tänkt innehåll/funktion, hur intranätet ska stödjas internt och resurser att ta fram ett nytt intranät. I analysen tog även upp förvaltningen av intranätet- hur enkelt är det för redaktörerna att arbeta med intranätet. Men det är även viktigt att se det nya intranätet i relation till TRRs arbete med att implementera Office 365.
Slutresultatet av uppdraget var en slutrapport som är tänkt att användas vid upphandlingen av det nya intranätet.