– Ett av de stora projekten 2020 var att migrera hela vår tidigare externa HR-portal till intranätet, säger Sofia Härdig som är kommunikatör på Martin & Servera AB. Det är något som varit väldigt efterlängtat av våra användare och det gör projektet till ett vi är extra glada för.
Coronapandemin har gjort att Sofia och hennes kollegor behövt prioritera om och samarbeta ännu mer. Ett stort fokus har varit på arbetsgivarkommunikation och situationen i restaurangbranschen.
– Det har handlat om kommunikation kring nya, smarta arbetssätt och tips vid distansarbete. Inte minst har det handlat om att skapa relevant innehåll för alla de medarbetare som behövt vara på plats, men också för de som arbetat hemifrån.
Leder till konkreta lösningar
Intranätet är till för alla medarbetare och ledare i organisationen. På så sätt är det av största vikt att de alltid utvecklar efter deras behov och önskemål, menar Sofia. – Med WSI-undersökningen får vi data som är tydligt strukturerad och enkel att omvandla till konkreta lösningar i vardagen.
WSI-undersökningen är enligt Sofia ett perfekt verktyg för att mäta förändringen mellan olika år och för att se hur deras intranät står sig mot andra organisationers intranät.
Vad är ert intranäts allra viktigaste funktion?
– Förutom rena informationsdelar och kontaktregistret är den mest populära sektionen nyhetsflödet vilket är en funktion som vi också lägger mycket energi på. Här arbetar vi hela tiden med att skapa relevant innehåll för användarna i form av text, bild, film och grafik. Det kan handla om allt från hur bolaget går och fördjupningar i våra strategiska områden, till en ny affär med en fantastisk kund eller en ny, innovativ produkt i vårt sortiment.
Vad ska ni göra med resultatet av den senaste WSI-undersökningen?
– Vi fick tillbaka resultatet för WSI-undersökningen precis innan coronapandemin startade och hann tyvärr inte ha den ha den workshop vi planerat för tillsammans med WSA. Vi som jobbar mest med intranätet har i stället tillsammans gått igenom undersökningen för att prioritera områden att utveckla. Det har också varit tacksamt att ta fram undersökningen när vi planerat och prioriterat den tekniska utvecklingen, för att se till att vi lägger tid på rätt saker. Såklart ser vi också fram emot att nu under våren äntligen genomföra den workshop vi planerat med WSA.
Samlar insikter
Nu samlar de alla insikter för att knyta ihop dem med bolagets strategiska mål, intranätets syfte, redaktörernas kompetens och omvärldsspaning. Ibland är det en mindre ändring de kan genomföra på en gång och ibland blir det längre projekt.
– Vi samarbetar i stor utsträckning inom teamet för att få maximal effekt och involverar personer i andra roller som kan bidra med nya perspektiv och kunskaper. Det kan till exempel vara en person i försäljningsorganisationen eller en specialist inom hållbarhet, HR, IT, affärsutveckling och så vidare.
Hur säkerställer ni att ni är på väg åt rätt håll?
– Vi följer kontinuerligt statistik via Google Analytics och är noga med att analysera den för att optimera intranätet. Vi undersöker bland annat vilka nyheter som engagerar, vilka sökord det är extra viktigt att ha relevant innehåll om och hur länge användarna stannar på sidor. Vi har också en dialog med vår webbyrå TietoEvry (tidigare Netrelations) som ser till att vi tänker rätt och hanterar UX och teknisk utveckling. I större projekt involverar vi alltid personer ur de viktigaste målgrupperna för att stämma av behov kopplat till både innehåll och utveckling.
Sofia och hennes kollegor är en central kommunikationsavdelning i moderbolaget som har huvudansvar för intranätet. Till deras hjälp har de sedan redaktörer i Martin & Servera-gruppens alla bolag och likaså lokala redaktörer på deras lagerorter. Förutom det är har de redaktörer som ansvarar för att uppdatera specifika sidor. Omkring fem personer arbetar dagligen med intranätet.
Huvudmålgruppen för Navet är väldigt bred. Medarbetarna i organisationen har varierande roller runt omkring i hela landet – en del på kontor och en del på lager. De två största målgrupperna är Martin & Servera-gruppens försäljningsorganisationer och lagerverksamhet, men de har också stora målgrupper inom allt från marknadsföring, service, administration och ekonomi till affärsutveckling, IT och inköp.
Intressanta satsningar
Även om de bara hunnit beta av en del från WSI-undersökningen har de enligt Sofia en ”spännande backlog” som de ser fram emot att fortsätta arbeta med. De arbetar ständigt med att förbättra innehållet och lansera nya funktioner.
– Förutom det har vi mängder av intressanta satsningar som vi ser fram emot att ta tag i kommande år. En av dem är att landa anslutningen av samtliga bolag i Martin & Servera-gruppen till intranätet, som har pågått ett par år, och sedan förvalta och utveckla Navet som ett koncernintranät.
Tidigare har deras största utmaning varit att en stor del av medarbetarna i organisationen inte sitter framför en dator varje dag.
– Det är något vi till stor del lyckats lösa genom att investera i digitala skärmar på våra lager, men också kontor. Där kan vi dels publicera innehåll från intranätet, dels innehåll som är mer platsspecifikt. Just nu är vår största utmaning att utveckla koncernintranätet, som är relativt nytt för oss. Vi vill skapa en optimal balans mellan innehåll som förenar oss för att öka samarbetet och sådant som är specifikt för de olika bolagen.
Vad är den viktigaste insikten ni har fått i denna undersökning?
– Vi har fått en bekräftelse på att vi bibehåller en hög nivå och att vi måste fortsätta utveckla sökfunktionen, där är vi inte nöjda än.
Vinnarna av årets Web Service Award utses den 27 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]