Svenska Bostäder har genomfört WSI-undersökningar sedan 2013 och tycker att det är ett bra sätt att få koll på användarnas behov, se vad som fungerar bra och såklart vad de kan göra bättre.
– Samtidigt vill vi se hur vi ligger till jämfört med andra intranät och webbplatser i branschen, säger Benjamin Beyene som är kommunikatör med ansvar för digitala kommunikationskanaler på Svenska Bostäder.
Han berättar att den viktigaste insikten de har fått från den senaste WSI-undersökningen är att de har gjort stora framsteg och att deras medarbetare är nöjda med intranätet – Svebben.
– Vi har också fått reda på vad vi kan göra ännu bättre. Med små insatser siktar vi högre i nästa mätning.
En effektivare organisation
Intranätet är ett viktigt strategiskt verktyg för Svenska Bostäder. Kanalen stödjer internkommunikationen och bidrar till en effektivare organisation. Genom smarta funktioner och mer tillgängligt nyhetsflöde är det nu många fler som tar del av internkommunikationen. Under pandemin, när allt fler måste arbeta hemifrån, har de sett stora ökningar i antal besök och sidvisningar.
– Resultatet av den senaste WSI-undersökningen är en viktig pusselbit för vårt utvecklingsarbete, säger Benjamin. En del av det som uttrycktes bekräftade de åtgärder vi planerar att utföra, samtidigt var det några nya önskemål som vi behöver fördjupa oss i.
Berätta om hur ni arbetar internt för att utvecklas och förbättra er webbplats?
– När vi arbetar med utveckling och förbättring gör vi det utifrån våra effektmål, som är förankrade med styrgrupp och ledning. Vidareutveckling och nya funktioner ska bidra till att vi uppnår eller höjer effektmålen. Vi har en styrgrupp som arbetar strategiskt samt förvaltningsgrupp och redaktörer som arbetar taktiskt och operativt.
Benjamin berättar vidare att förslag till förbättringar kommer in till förvaltningsgruppen på olika sätt. En avdelning eller en enhet kan ha specifika önskemål om utveckling, användare kan komma in med förslag på förbättringar och många använder WSA-enkäten för att föreslå förbättringar. I slutet av varje år fastställs en förvaltnings- och utvecklingsplan som sätter ramarna för nästa år.
Hur säkerställer ni att ni är på väg åt rätt håll?
– Vi mäter på olika sätt. Vi använder oss av analysverktyg, enkäter och våra redaktörer som är ögon och öron ute i organisationen. Medlemmar i förvaltningsgrupper passar också på i olika sammanhang att lyfta intranätsfunktionaliteter.
Kommunikationsenheten är systemägare där Jonas Elamson är kommunikationschef. Benjamin Beyene som är kommunikatör med ansvar för digitala kanaler, ansvarar för intranätet tillsammans med Helena Bergström, kommunikatör med ansvar för internkommunikation och Isabel Jäder, förvaltningsledare på IT. Swedish Connection från Sundsvall är deras samarbetspartner när det gäller systemutveckling. På avdelningarna och enheterna finns faktaägare och redaktörer som ser till att regelbundet uppdatera innehåll och publicera nyheter.
– Vår största utmaning har varit att få större engagemang och få fler att kommentera, gilla och tycka till. Under mars månad 2020 började vår kommunikative vd Stefan Sandberg som gett intranätet en ordentlig skjuts. Utöver det är resursfrågan en återkommande utmaning. Rätt och uppdaterad information bidrar till en mer effektiv vardag för våra medarbetare men i stunden är det inte alltid lätt att hitta tid att utföra faktakontroller och uppdateringar. Det blir oftast något som hamnar längst ner i prioriteringslistan.
Vad har ert största projekt varit under 2020 och hur har pandemin påverkat ert sätt att arbeta?
– Under 2020 har våra största projekt handlat om att kommunicera de förändringar som skett på grund av pandemin. Många arbetar mer digitalt och intranätet har blivit mycket viktigare verktyg.
Hur ser framtiden ut?
– Vi kommer att fortsätta att förbättra intranätet. Det är några efterfrågade funktioner som vi kommer att introducera. Vi kommer att arbeta mer med sökbarhet och hittbarhet för att underlätta för medarbetarna att hitta det de söker. Vi vet också att det finns fastighetsrelaterad information som många eftersöker men som vi inte har implementerat av tekniska skäl. Det finns en del att göra även i framtiden!
