För Installatörsföretagen är intranätet som för många andra navet i deras internkommunikation – deras viktigaste interna kanal. Det är hit medarbetarna går för att få viktig information om vad som gäller och händer i organisationen.
– Intranätet ska underlätta det vardagliga arbetet för våra medarbetare och hjälpa dem att stötta våra medlemmar på bästa sätt, berättar Jenny Bäckström som är ansvarig för intranätet. Det är också en viktig pusselbit i arbetet att skapa kultur och sammanhållning.
Med tolv regionkontor ute i landet har det alltid varit viktigt att alla känner sig inkluderade och delaktiga. Installatörsföretagen är en del av Svenska Näringsliv och delar deras IT-lösning i Sharepoint. Kommunikationsavdelningen ansvarar för intranätet och på avdelningen finns en intranätsansvarig som har det övergripande ansvaret för teknik, vidareutveckling, navigering, behörigheter och funktioner. I nära samarbete med den som är ansvarig för internkommunikationen skapas struktur och aktuellt innehåll.
– Sen har varje avdelning en avdelningsredaktör som ansvarar för innehållet på avdelningens sidor. Intranätsansvarig sammankallar redaktörsgruppen och håller löpande utbildningar.
Intranätet har spelat en oerhört viktig roll för Installatörsföretagen under pandemin och har underlättat arbete på distans. Eftersom de inte kunnat träffas har mycket fokus lagts på digitalisering och på att sy ihop intranätet med funktioner från Teams.
De har tidigare inte fokuserat så mycket på att mäta på sitt intranät utan istället fokuserat på samarbete, struktur och navigering.
– Vi använder sidvisningar i Sharepoint samt Google Analytics.
Vad var bakgrunden till att ni gjorde en WSI-undersökning 2021?
– När vi byggde vårt nya intranät 2019 gjorde vi en enklare enkät som skickades ut till medarbetarna, berättar Jenny. Men vi har sedan dess inte gjort någon riktig mätning. Vi har inte haft något index eller liknande som vi kunnat använda för att jämföra resultat och se vad vi behöver fokusera på framåt. Det har tagit ett tag för oss att lära oss Sharepoint och för medarbetarna att vänja sig vid den nya strukturen. Nu när vi haft intranätet i två år ville vi göra en mätning för att se vilka delar medarbetarna är nöjda med och vad vi behöver utveckla vidare. Nu har vi ett index och ett resultat att utgå ifrån när det är dags för nästa uppföljning.
Jenny berättar att slutsatsen de har kunnat dra av mätningen först och främst är att de har ett riktigt bra intranät. Många är positiva till såväl innehåll som den tekniska lösningen.
– Men vi ser tydligt att olika avdelningar har olika behov. Vi ser också att vi behöver jobba mer med sökfunktionen för att uppnå vårt mål att medarbetarna ska hitta det de söker på under 30 sekunder.
Vad efterfrågar era besökare och hur arbetar ni för att möta den efterfrågan?
– De efterfrågar ännu tydligare navigering och bättre sökresultat, svarar Jenny. Så nu ska vi gå ännu djupare i resultatet av undersökningen. Vi kommer att samla våra kollegor och redaktörer för att ta reda på vad som kan göras. Vi kommer också att ha tätare avstämningar med de avdelningar som tydligt visade att de inte använder intranätet så mycket.
Jenny berättar vidare att det är viktigt för dem att medarbetarna vet vad organisationen står för och hur de bidrar. Det ska vara enkelt och tydligt att skaffa sig en bild vad som gäller oavsett om du jobbat länge eller är nyanställd. I och med att de sitter på olika platser i landet är det också viktigt att alla känner sig delaktiga, oavsett geografisk placering.
– Eftersom vi vill att medarbetarna ska utgå ifrån intranätet när de börjar sin arbetsdag tittar vi just nu på hur man på bästa sätt kan integrera det i till exempel Teams. Vi vill att intranätet ska vara navet man går till först och att man därifrån enkelt ska kunna gå vidare till de olika verktygen vi arbetar i. Vi jobbar mycket med personalisering av innehåll på vår externa webbplats, men på intranätet har vi hittills inte jobbat så mycket med det. Det är mycket spännande att titta på hur vi i Sharepoint kan anpassa intranätet mer efter medarbetarnas behov och att de på vissa platser ska kunna styra själva vad de vill se.
Hur kommer ni att ta mätresultaten tillvara under det kommande året?
– Först tänker vi njuta av det fina resultat vi fått och vår nominering. Men sen kommer vi självklart titta på de delar som fick sämre resultat och lägga mer tid på att förbättra dem ytterligare. Sökfunktionen och navigeringen kommer vi att prioritera 2022.
Vinnarna av årets Web Service Award utses den 26 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]