Hos Svensk Handel har den interna kommunikationen hög prioritet. Den ska bland annat bidra till ökad kunskap, förståelse och beredskap inför förändringar, och även till tydliga gemensamma bilder av Svensk Handels mål och strategier.
Det berättar Eva Cohen, kommunikationsstrateg och projektledare på Svensk Handel med ansvar för den interna kommunikationen på Svensk Handel.
– Insidan, som vårt intranät heter, är ett viktigt arbetsverktyg för oss där vi kommunicerar interna nyheter om och för medarbetare. Här finns också bland annat vår medarbetar- respektive arbetsmiljöhandbok, policies, ett kalendarium och förstås kontaktuppgifter till alla. Vi vinnlägger oss om att information som publiceras är saklig, relevant och tydligt och har en tydlig koppling till verksamheten och medarbetarna inom Svensk Handel och dotterbolag.
Eva är övergripande ansvarig för Insidan. Därtill jobbar ytterligare en person, Lotta Lundin, kontinuerligt med att lägga ut nyheter och uppdatera information. Tillsammans diskuterar och jobbar Eva och Lotta kontinuerligt med strukturen och är noga med att selektera information som ska läggas ut, för att säkerställa att det som ligger där är relevant för de allra flesta. På så vis kan de även rensa och hålla intranätet uppdaterat – och därmed tillförlitligt.
Medarbetarna på Svensk Handel, inte minst cheferna, har ansvar för att informera dem som jobbar med Insidan om nyheter och information som de menar ska ut på intranätet.
– Vi ser över texter och gör bedömningar om saker ska läggas ut eller om det finns andra, för ändamålet bättre kommunikationskanaler för en specifik nyhet eller information, berättar Eva. Insidan är inte alltid den mest lämpliga. Vi tar också själva initiativ till och skriver nyheter som bör läggs ut.
Hur har distansarbete och restriktioner påverkat ert arbete med er webbplats?
– Vi tycker inte att det har påverkat vårt arbete nämnvärt, svarar Eva. Vi har gjort ett ställe där vi samlar coronarelaterad information och vi tror att intranätet är en än viktigare kommunikationskanal nu än tidigare, men vi frångår inte vår innehållsstrategi på grund av pandemin. Däremot känns det viktigt att försöka vara något mer ”påhittiga” vad gäller initiativ inom ramen för den befintliga strategin.
Vill kunna mäta och jämföra
Eva understryker att de som jobbar med Insidan verkligen vill erbjuda ett riktigt bra intranät till sina kollegor. Genom mätningen ville de kunna få svar på frågan ”Är det bra och uppfyller vi de önskemål och förväntningar som finns i organisationen? Vad kan vi göra bättre?”.
– Undersökningen gjorde vi för att kunna mäta och jämföra oss med andra som jobbar med intranät i andra organisationer och företag och vi ville att en extern, namnkunnig aktör skulle genomföra undersökningen.
Svensk Handel kollar sin besöksstatistik varje vecka via Google Analytics.
– Vi har även gjort enkla interna mätningar ett antal gånger med hjälp av Netigate, typ ”Tre snabba frågor om Insidan” och nu Web Service Index-undersökningen. Resultaten var otroligt glädjande och vi blev genuint glada över våra kollegors svar. Det känns som om vi jobbar rätt och får höga betyg, inte minst på alla delar som avser Information. Som uppdatering, anpassning, nyhetsvärde, tydlighet och företagsinformation. Just de delarna är ju också de vi själva prioriterar. Siffrorna stack ut här. Det gäller också Kontakt. Med tanke på att våra kollegor också tydligt hade angivit att just Läsa nyheter och Hitta kontaktuppgifter är det man använder Insidan mest till så känns det extra kul.
På frågan vad de har lärt sig av undersökningen, svarar Eva att undersökningen även gav dem kunskap om att det fanns förbättringspotential vad gäller Sök.
– En del var av rent ”teknisk” karaktär och den är åtgärdad. Därtill jobbar vi nu kontinuerligt med att kolla sökord och lägga in synonymer för att förbättra sök och vi vinnlägger oss också om att ha väldigt tydliga rubriker som underlättar när man söker.
De fick också många öppna svar som de har gått igenom – varenda ett – och tagit ställning och förbättrat eller ändrat där de sett att det varit lämpligt.
Eva tror inte att det finns några speciella krav på deras Intranät, jämfört med aktörer inom andra branscher.
–Jag tror att intranät handlar om att förstå medarbetarnas behov och att sätta en tydlig innehållsstrategi och hålla sig till den. Tydlighet, relevans och uppdatering är viktiga ledord.
Hur kommer ni att ta mätresultaten tillvara under det kommande året?
– Vi tog hjälp av Web Service Award för att förstå vad vi kunde förbättra vad gäller sökfunktionen och de sakerna gör vi nu. Eftersom resultaten var så bra och glädjande fortsätter vi faktiskt på den inslagna vägen men hela tiden med örat mot marken och med kollegornas önskemål och förväntningar för ögonen. Men vi tänker också nytt och 2022 innebär också en del nya grepp, vi testar rörligt i ett sammanhang som ska bli roligt att se hur det landar.
Vinnarna av årets Web Service Award utses den 26 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]