Deras webbplats har gått från att vara ett klassiskt intranät och anslagstavla för nyheter, till att bli en individanpassad digital arbetsplats. Här kan medarbetarna hos Swedish Match nås av nyheter, men även av de verktyg, dokument och innehållstips som just de kan behöva för att utföra sitt dagliga arbete och kommunicera med varandra.
Det tekniska ansvaret för intranätet ligger hos IT och det innehållsmässiga ansvaret ligger hos Group Communications.
– Våra olika avdelningar, som HR, ansvarar i sin tur för sitt innehåll, berättar Rikard Spålséus som är Digital Productivity Manager. I Yammer, som är vår främsta kommunikationskanal, bär samtliga medarbetare ett ansvar för det innehåll som publiceras, utifrån vår Uppförandekod. Under alla år har vi aldrig haft några problem med olämpligt innehåll som publicerats.
Swedish Match använder Microsoft 365 och bedriver ingen egen utveckling av webben, och har därför ingen som jobbar enbart med den digitala arbetsplatsen. Men de har tagit hjälp av företaget Accigo för att utbilda användarna i hur man använder den digitala arbetsplatsen, vilket de nu ser som sin viktigaste uppgift.
Behovet av digitala arbetsplatsen har ökat
– Behovet av att kunna kommunicera och utföra arbetsuppgifter digitalt har gjort att synen på den digitala arbetsplatsen gått från viktig till helt oumbärlig. Det har gjort att efterfrågan på verktyg och kunskap om dessa skjutit i höjden. Plötsligt skulle alla dela dokument, sprida information digitalt och delta i digitala möten. Det har gjort att vi lagt väldigt mycket mer tid på utbildning och informationsspridning, i form av webbinarier, nyhetsbrev, Yammer-inlägg och e-learning, om man jämför med tidigare. De kostnader vi har för den digitala arbetsplatsen har alltså främst legat på området information och utbildning.
Vad var bakgrunden till att ni gjorde en WSI-undersökning 2021?
– Under 2020 gjorde vi ett antal större förändringar i vårt intranät, där vi flyttade större delen av kommunikationen från intranätet till Yammer och Teams, skapade ett nytt intranät helt i standard SharePoint samt slutade att ha intranätet som startsida för den digitala arbetsplatsen. Vi var såklart nyfikna, och nervösa över vad våra användare skulle tycka om dessa förändringar. Vi har en gång tidigare gjort en WSI-undersökning och det var väldigt nyttigt och lärorikt. Att tro är att tro och att mäta är att veta. Vi ville veta.
Vad har ni mätt på er webbplats och med vilka olika verktyg?
– Vi har mätt upplevelsen av intranätet, Yammer och Teams, samt den digitala arbetsplatsen som helhet, utifrån aspekterna användarnytta, kultur, hittbarhet och arbete hemifrån. Vi har fått våra svar genom en enkät som behandlade alla dessa delar.
Genom undersökningen kunde Rikard och hans kollegor se att Yammer är en vattendelare för företaget. Många älskar det men många hatar det. De har insett att de inte kan använda Yammer till all typ av kommunikation.
– Vi inser att social kommunikation, som Yammer måste anses som, inte passar alla. Att vi behöver använda olika kanaler för att nå ut till olika typer av individer, kanske snarare än till olika typer av målgrupper.
Deras användare efterfrågar snabb tillgång till de verktyg de behöver för att utföra sitt dagliga arbete samt svar på de frågor som de undrar över. Många vill även se vad som händer inom organisationen och hålla sig uppdaterade.
– Det är viktigt för oss att hitta en balans mellan att ge besökarna vad de vill ha och det som vi som företag vill sända ut till våra anställda. Tack vare de mätningar vi gjort har vi tagit stora steg mot att ge användarna vad de vill ha.
Tycker du att det finns speciella krav på en webbplats i ert segment, jämfört med andra segment?
– Eftersom Swedish Match är en internationell koncern så finns det såklart stora skillnader mot att bara verka i Sverige. Att ha stöd för flera språk gör saker mer komplicerade, att det finns olika kulturer gör saker mer komplicerade, att det finns olika typer av digitala profiler och inloggningar gör också saker mer komplicerade. Men grunden är ändå den samma. Alla vi ha enkel åtkomst till verktyg, se nyheter och kunna kommunicera med sina medarbetare.
Rikard berättar vidare att de mycket noggrant följer Microsofts utveckling av 365-plattformen och försöker dra nytta av de fördelar som finns med att inte själva bedriva någon utveckling, men att faktiskt använda de verktyg och funktioner som finns.
– Just nu skulle jag säga att den kontextbaserade intelligensen, där de verktyg man använder automatiskt ”förstår” vad man vill är det intressantaste. Det gäller både förslag på innehåll att ta till sig och förslag på innehåll att lägga till.
Vilka designtrender tycker ni är mest spännande och inspirerande?
– Att genom Microsoft Edge få en automatiskt genererad startsida som visar det innehåll användaren behöver tycker jag är den mest spännande och inspirerande trenden. Jag tycker det vänder upp och ner på så mycket när det gäller intranät och digitala arbetsplatser. Nästan som när Facebook kom in och ersatte hela marknaden för privata hemsidor. Jag tror andra leverantörer av intranätlösningar behöver följa efter.
Hur kommer ni att ta mätresultaten tillvara under det kommande året?
Vi var rätt snabba på att genomföra förändringar kring hur vi använder och visar Yammer för våra anställda. Nästa steg blir att fokusera på hittbarhet och sök. Det är en större fråga som får mindre direkt märkbar förändring för användarna, men som jätteviktig för att vår digitala arbetsplats ska upplevas som fortsatt attraktiv att använda.
Vinnarna av årets Web Service Award utses den 26 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]