Statens maritima och transporthistoriska museer (SMTM) intranät Ombord är nominera till bästa intranät 2019 i Web Service Award.
En organisation som med relativt små medel vill göra stor nytta. För ett år sedan lanserades ett nytt intranät och tack vare mätningarna kan de nu se om de träffat rätt!
Intranätet går under namnet Ombord och syftet med det är att stödja och engagera genom att vara aktuellt, relevant och inkluderande.
¬– Målet är att intranätet ska vara ett användbart, effektivt och relevant verktyg och stöd för alla samt att medarbetare och chefer alltid ska hitta den senaste informationen på intranätet, säger Maria Skuldt.
Statens maritima och transporthistoriska museer (SMTM) är en statlig myndighet som arbetar med att bevara, utveckla och bygga upp kunskaperna om det maritima och transporthistoriska kulturarvet. Deras verksamhet ska vidga människors världsbild genom kunskap som förändrar, oförglömliga upplevelser och engagemang. Verksamheten ska också vara en angelägenhet för alla människor i samhället.
Intranätet håller samman
SMTM:s 230 chefer och medarbetare arbetar på fyra (snart fem) museer på tre orter: Marinmuseum i Karlskrona, Sjöhistoriska museet och Vasamuseet (och snart Vrak – Museum of Wrecks) i Stockholm och Järnvägsmuseet i Gävle.
– Att vi finns på olika platser gör att intranätet är den viktigaste gemensamma kommunikationskanalen för hela verksamheten, förklarar Maria Skuldt som är huvudredaktör.
De har en intranätredaktion på tre personer som jobbar deltid med intranätet: en huvudredaktör, en redaktör och en tekniskt ansvarig som ansvarar för förvaltning, support och utveckling mot deras externa leverantör Knowit.
– Alla tre kan hoppa in och täcka upp där det behövs, säger Maria. Vi har också ett fint samarbete med vår it-enhet och vi har kollegor ute i organisationen som ibland bistår oss med underlag till nyhetsartiklar och informationssidor. Ju mer vi publicerar, desto mer får vi in. Det är jätteroligt.
Utvärdering av nylansering
För ett år sedan lanserade de ett nytt intranät och tyckte därför att det nu var dags att ta reda på och följa upp vad användarna tycker om det för att kunna göra rätt prioriteringar för utvecklingsinsatserna framöver.[Läs mer här om utvärdering av intranätet via en Web Service Award undersökning]
– Vi är en liten organisation med relativt små resurser till intranätet och det är därför viktigt att satsa på rätt saker, förklarar Maria. Omgörningen berodde på att vi ville göra intranätet mer användbart och aktuellt, utveckla det utifrån att vår organisation växt samt stärka den interna kommunikationen.
En viktig del var att skapa en ”vi-känsla” även när medarbetarna är utspridda geografiskt och arbetar inom olika verksamheter. Bland annat har de satsat på mer redaktionella nyheter.
Vill undvika intranät i intranätet
Förutom WSA-undersökningen mäter de regelbundet med hjälp av Google Analytics för att ta fram löpande statistik enligt de mål som de har satt upp. Det är framförallt mest besökta sidor, mest lästa nyheter och sökord de tittar på.
– Vi vill framöver kunna jobba mer med analys av mätningarna och optimering utifrån dem. I den här mätningen har vi fått bekräftat att vårt intranät är viktigt i vår verksamhet och att det efter omgörningen uppfattas som mer användbart. Det kom också in många bra fritextsvar som vi nu kan och kommer arbeta vidare med för att fortsätta förbättra intranätet.
Många användare av intranätet efterfrågar mer specificerad information för enskilda delar av organisationen. Maria berättar att de inte vill riskera att skapa intranät i intranätet.
– Men samtidigt vill vi såklart möta användarnas behov, förklarar Maria. Det är en utmaning för oss att försöka lösa det på ett bra sätt. Vi ser också på svaren från undersökningen att vi ska satsa på att skruva mer på söket genom att till exempel jobba mer med alternativa sökord.
Undersökningen visade också att det finns en önskan om att lyfta fram och synliggöra medarbetare mer, något som de också vill och planerar att göra redaktionellt.
Sömlösa upplevelser
Maria tror att eftersom många inom deras segment har relativt små resurser att lägga på intranätet finns det inte alltid möjlighet att utveckla det tekniska i någon större utsträckning.
– Då är det viktigt att göra smarta satsningar med de små medel som finns och att arbeta mycket med det redaktionella. Eftersom vi är en statlig myndighet så behöver intranätet också bistå våra medarbetare med verktyg och stöd i arbetet, inklusive det administrativa, som statstjänstemän, både vad gäller skyldigheter och rättigheter.
Framöver arbetar de för en smidig integration av system för en sömlös upplevelse. Personifiering är också något som de följer utvecklingen inom.
Inom myndigheten ser Maria och kollegorna ett stort intresse för bra och aktuellt innehåll. De lägger därför stort fokus på nyheter och evenemang. Det anser att det är viktigt att nå ut om hela verksamheten – till alla i verksamheten.
Enkelhet, användbarhet och bilder
– Vi tror på enkelhet i formen för att göra intranätet tydligt och användbart. Vi använder huvudsakligen bilder från verksamheten, bland annat gärna från våra stora samlingar av fotografier och föremål.
Det finns en plan för hur resultaten från årets WSI-undersökning ska förvaltas hos Statens maritima och transporthistoriska museer:
– Undersökningen är precis genomförd. Vi kommer nu gå igenom mätresultaten noga och utifrån dem skapa en backlogg, göra prioriteringar och fortsätta jobba med att förbättra vårt intranät. Och vi kommer såklart att berätta om mätresultaten och det fortsatta arbetet på intranätet!
Från vänster: Gisela Nadasy, Maria Skuldt och Annika Hedin Lagerholm. Intranätredaktionen SMTM
Fotograf: Anders P Näsberg, SMTM
Här kan du läs om de övriga nominerade i Web Service Award »
Vinnarna i varje kategori koras på WSA-dagen den 29 januari på Nalen, Stockholm. Läs mer om WSA-dagen »