Tetra Paks intranät Orbis är nominerad till bästa intranät 2019 i Web Service Award.
Sökfunktionen är i fokus när Tetra Pak utvecklar och underhåller sitt Intranät. Om förstasidan alltid kan leda dig vidare till det du var ute efter – då har de lyckats!
Tetra Pak har positionerat sitt intranät som hubben i den digitala arbetsplatsen.
– En arbetsplats har idag så många digitala komponenter så jag vill inte dra ett likamedstecken mellan intranät och digital arbetsplats, säger Hanna Rehnström. Däremot anser vi att om du genom att gå till förstasidan på intranätet kan ta dig vidare till allt du behöver för att kunna utföra dina arbetsuppgifter och/eller hålla dig uppdaterad, så har vi lyckats.
Utveckling baserad på vitala data
Tetra Pak sköter sitt intranät helt internt. De har en kommunikationsfunktion som ansvarar för allt kvalitetssäkrat innehåll som publiceras, nyheter och övriga fakta. En annan grupp, som idag tillhör den globala IT-funktionen, ansvarar för att hantera alla nya krav, vidareutveckla plattformen och driva användandet av de olika tjänsterna och verktygen.
– Det är oerhört viktigt för oss att basera vår utveckling och våra aktiviteter för att driva användande på data, förklarar Hanna. Vi använder olika källor för att samla in denna data – och WSI är en vital sådan. [Läs här mer om WSI-undersökningar.]
Mätningarna finns som grund för att kunna veta hur de ska addera värde.
– Vi har identifierat ett antal nyckeltal som backas upp av både kvalitativ och kvantitativ data, berättar Hanna. Vi kommer även från och med i år att börja mäta den digitala medarbetarupplevelsen – vilket kommer addera ytterligare en dimension som vi tror extra mycket på. Att jämföras med att vi mäter kundupplevelsen.
Bekräftelse också på framgångar
Av mätningarna berättar Hanna att de har lärt sig att de lever i en verklighet där man oftast hör om de saker som kan bli bättre och inte nödvändigtvis hör om allt som är bra.
– Genom WSI-undersökningen får vi bekräftat att vi gör rätt saker i mångt och mycket. Vi har lärt oss att våga tro och lita på att det vi gör kommer ge resultat.
En positiv sak var att mätningen visade att ”contacts” t ex fick ett så pass högt betyg då de har lagt mycket kraft på den funktionen.
– Det är en av de vanligaste arbetsuppgifterna som man söker sig till intranätet för, lägger hon till.
Ett annat område där man enligt Hanna alltid för höra att man kan bli bättre, är Sökfunktionen.
– … inte helt sällan får vi frågor som ”varför gör ni inte som Google”.
Men hon tycker att det är fullt förståeligt att sökfunktionen hamnar så pass högt upp på kravlistan hos användarna.
– Kan du inte hitta så kan det kvitta vad det är som finns där. Vi jobbar kontinuerligt med att förbättra söken och har en konstant undersökning som löper där medarbetare kan ge oss en snabb återkoppling om de hittade vad de letade efter och/eller vad som inte mötte deras förväntningar. Den har tagit oss en lång väg.
Idag är de mitt uppe i en övergång från ”sharepoint on premise” till ”sharepoint online” och under denna resa har Tetra Pak en hybridlösning.
– Först när man ruckar på det som var, kan man konstatera att vi hade en riktigt bra sökfunktion och vi kan också glädja alla medarbetare med att söken kommer bli minst lika bra igen när vi är på plats på vår nya adress.
Den totala upplevelsen
Som den globala organisation som Tetra Pak är, med cirka 25 000 medarbetare i över 160 länder så ställs det naturligtvis höga krav på ett intranät.
– För intranätet så är megamenyn intressant och integrationen mellan våra olika tjänster och verktyg, förklarar Hanna. Allt som gör intranätet till ett verktyg för att medarbetarna ska kunna utföra sina arbetsuppgifter så effektivt som möjligt. Den nya teknik som gör detta enklare och som gör att medarbetaren får mer personlig service, förenklar och syr ihop helheten och upplevelsen, är det som kommer vara av störst betydelse.
Eftersom Tetra Pak har valt Sharepoint Online och Office 365 så är det vad som kommer att styra vilken teknik och vilka funktioner som kommer ligga som grund – och därmed styra både teknik och design.
– Strukturmässigt kommer vi fortsatt kunna påverka och det är medarbetarnas behov som primärt kommer styra trenderna utifrån till exempel de användartester som vi gör kontinuerligt.
Hanna och hennes kollegor jobbar med kontinuerliga förbättringar i sina utvecklingsteam precis som i teamet som jobbar med att driva lärande och användande.
– Planerna vi har bygger på insamlade data och mätresultaten kommer också att kunna hjälpa oss att prioritera – och guida oss i vilket fokus vi bör ha.
Vinnarna i varje kategori koras på WSA-dagen den 29 januari på Nalen, Stockholm. Läs mer om WSA-dagen »