Svenska Bostäder ett produktivt år med AI och snöbollar


Teamet bakom intranätet Svebben har haft ett år som präglats av struktur, förenkling och artificiell intelligens. Resultatet av undersökningen delas in i utveckling och snabba åtgärder – och 2025 lovar nya spännande tag.

Med ett team på tre personer och Swedish Connection som samarbetspartner, har Svenska Bostäder blivit nominerade till Web Service Awards för sitt intranät. Vad mätningarna visar i detalj har de själva inte sett i skrivande stund.

– Vi kommer ta del av resultaten först i början av februari, men vi blev glada över att bli nominerade, säger Hanna-Mia Persdotter, kommunikatör med ansvar digitala kanaler på Svenska Bostäder.

Hon säger vidare att deras medarbetare med största säkerhet är nöjda överlag, med tanke på att resultatet ledde till en nominering.

Struktur och förenklade menyer

Under året som har gått har Hanna-Mia och kollegorna på Svenska Bostäders intranät Svebben påbörjat arbetet med att strukturera upp och förenkla menyerna – ett projekt som pågår ännu in i 2025. De har även haft möjlighet att testa ett AI-verktyg som är utvecklat av deras IT-avdelning.
– Det underlättar exempelvis vid skrivandet av texter enligt vår tonalitet och här kan vi också få information om våra fastigheter, hur vi hanterar olika kontotyper och hur vi kan hjälpa våra hyresgäster med gör-det-själv-guider, förklarar Hanna-Mia.

– Vi är riktigt stolta över vårt AI-verktyg som är ett stort stöd i våra medarbetares vardag, tillägger Farbod Bozorgzad, IT-chef. Det är inte bara kommunikationsavdelningen som använder AI-verktyget utan även våra kollegor med mer direkt kundkontakt.

Svenska Bostäder har inte gjort WSA-undersökningen på några år, men Hanna-Mia berättar att de under senhösten 2024 valde att genomföra den på nytt.
– Det var intressant att se att våra medarbetare fortfarande uppskattar vårt intranät Svebben. Vi har valt att göra undersökningen via WSA eftersom det gör att vi kan jämföra resultaten med tidigare mätningar. Det innebär även att vi får bra feedback från WSA på vilka förbättringar vi skulle kunna göra.

– Vi ville få svar på om medarbetarna hittar alla verktyg och individuella funktioner som Svebben faktiskt har, säger Rebecka Hero, kommunikatör med ansvar för internkommunikation. Självklart ville vi också veta om de tycker att Svebben är ett fungerande arbetsverktyg och om de hittar den information de söker.

När resultatet från den senaste mätningen väl landar hos arbetsgruppen har de en metod för att fördela och prioritera arbetet framåt.

– Vi brukar dela in arbetet framåt i två delar – utveckling och snabba åtgärder. Det vi kan justera direkt har vi löpande fokus på och det som kräver mer utvecklig läggs i prioriteringsordning för planen framåt, säger Hanna-Mia. En del förändringar vi vill införa skapar en snöbollseffekt och då behöver vi genomföra en större arbetsinsats. Det kräver en mer långsiktig planering.

Hanna-Mia berättar vidare att de är stolta över att de bytt namn på rubriken för deras ledningssystem Verksamt, så att det nu heter Verksamt även på Svebben.
– Detta underlättar för våra medarbetare då det blir enklare för alla att hitta ledningssystemet.

Svebben som en bärande del

På frågan om vilken funktion som är den allra viktigaste i deras Intranät svarar Rebecka att de inte finns en funktion som är viktigast. 

– Vi ser hela Svebben som en bärande del i vår internkommunikation. Vi vet också att olika grupper använder Svebben på olika sätt, vilket gör att olika funktioner är viktiga för olika roller.

Fokus framåt kommer att ligga på ännu mer ordning och reda. Farbod berättar att arbetet med menystrukturen kommer att fortsätta och att de förhoppningsvis även kommer att kunna erbjuda ett efterlängtat interaktivt organisationsschema.
– Vi kommer så klart också följa upp resultatet av WSA-undersökningen och ta tag i de förbättringsförslag som kommit in den vägen.

Vi gratulerar Svenska Bostäder för nomineringen i kategorin Intranät.

Hanna-Mia Persdotter och Farbod Bozorgzad med Rebecka Hero på skärmen. Fotograf: Pernilla Norlander.

Vinnarna av årets Web Service Award utses den 29 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]

Hela programmet till WSA-dagen finns på:  https://www.webserviceaward.com/wsa-dagen-2025/program/

WSA-dagen är ett kostnadsfritt digitalt event men begränsat antal platser.

Läs intervjuer med övriga nominerade här >>