SyNet – en central och värdeskapande plattform


Framgång handlar om helheten – ett intranät som utvecklats till en central och värdeskapande plattform för hela organisationen. Genom ett målmedvetet arbete har SyNet lyckats förbättra samtliga områden som WSI-undersökningen mäter, vilket bekräftar att de är på rätt väg.

Emma Svensson är verksamhetsutvecklare och förvaltningsledare för SyNet. Hon berättar att deras framgång bygger på ett nära samarbete mellan olika roller inom förvaltningen – från tjänsteägare och förvaltningsledare till deras så kallade super users och innehållsansvariga.
– Tillsammans har vi skapat en tydlig struktur med gemensamma mål och riktlinjer som genomsyrar allt vi gör.

Emma förklarar att det är kombinationen insatserna – den tekniska utvecklingen, det strategiska förvaltningsarbetet och det ökade engagemanget från medarbetarna – som gör att SyNet lyckats.

Dokumenthantering spelar stor roll

Under 2024 var utmaningen att landa i deras nya intranät. De har bland annat utbildat alla sina medarbetare i hur man skapar nyheter, tar hand om dokument och redigerar sin innehållssida.
– Vi fick också en ny förvaltning för intranätet, där alla roller skulle landa med en gemensam riktning och mål, berättar Emma. Det lyckades vi bra med och är nu ett sammansvetsat team, mycket tack vare Anna-Karin Helmer, vår tidigare förvaltningsledare.

Under året har hon tillsammans med sina kollegor infört automatiska påminnelser för deras dokument, genom hela deras livscykel. Respektive dokumentsansvarig påminns alltså om att se över och uppdatera dokument som ligger på intranätet. Detta för att säkerställa att all information hålls uppdaterad och aktuell.

– En av de viktigaste insikterna under året har varit att dokumenthantering spelar en stor roll för intranätets funktionalitet och effektivitet, säger Emma. Vi har insett vikten av att tydligt definiera vilka delar av dokumenthanteringen som hör till den löpande förvaltningen och vilka som bör hanteras som en strategisk organisationsfråga. Denna avgränsning är viktig för att säkerställa en smidig hantering och för att undvika otydlighet i ansvar och arbetsfördelning.

SyNets tre huvudmål

SyNets förvaltningsgrupp består av tjänsteägare, förvaltningsledare samt super users uppdelade i två områden –dokument & intranät.  Alla sidor på intranätet har också innehållsansvariga inom hela organisationen.

– Med tre huvudmål har SyNet tagit fram en rad åtgärder med tillhörande mätvärden, förklarar Emma. Dessa tre mål har varit: uppdaterad och aktuell information, öka användningen och engagemanget och öka användarvänligheten.

Teamet på SyNet använder undersökningar för att både bekräfta redan anade ”magkänslor” och för att hitta nya områden för förbättring. 
– Det är värdefullt att få ett kvitto på vad våra användare tycker och insikter om hur vi kan förbättra användarvänligheten ytterligare, säger Emma. Resultaten ligger som grund för löpande förbättringsarbeten och när vi sätter nya mål för intranätet, vilket vi gör varje år. När vi senast genomförde en WSI-undersökning var vi i startfasen för vårt nya intranät. Vi ville då få en extern bedömning av våra resultat, få värdefulla råd samt jämföra oss med andra organisationer. 

I slutet av 2023 lanserades det nya intranätet. Målet nu inför denna WSI-undersökningen var att behålla eller förbättra deras tidigare resultat, med särskilt fokus på att förbättra sökfunktionen och göra det enklare för medarbetarna att hitta information.

– Resultatet var överraskande positivt. Vi hade lyckats höja WSI:n inom samtliga områden. Det bekräftade också vår uppfattning om upplevelsen av de utmaningar vi har idag. Under 2025 ska vi fortsätta arbeta mot våra tre huvudmål, men nu med nya åtgärder. Planen är att både fånga upp några lågt hängande frukter samt ett större mer långsiktigt arbete.

Vi gratulerar SyNet till nomineringen i kategorin Intranät.

Representanter från intranätets arbetsgrupp på Sysav: Agneta Fredenberg, kommunikatör. Emma Svensson, Verksamhetsutvecklare.

Vinnarna av årets Web Service Award utses den 29 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]

Hela programmet till WSA-dagen finns på:  https://www.webserviceaward.com/wsa-dagen-2025/program/

WSA-dagen är ett kostnadsfritt digitalt event men begränsat antal platser.

Läs intervjuer med övriga nominerade här >>